Tjekliste til valg af IT-system og IT-leverandør

Start med at kortlægge alle dele af din forretning for at finde de processer, der på den lange og korte bane giver størst gevinst at digitalisere. Digitalisering er ikke et mål i sig selv. Dit nye IT-system er midlet, som skal hjælpe dig tættere på dit mål.

Læs mere om, hvordan du kortlægger processer i din forretning

Standardsystemer anbefales til de fleste mindre virksomheder. Et standardsystem vil ofte være en billigere løsning, som kan udbygges med moduler. Ulempen er, at systemet ikke kan udvikles, hvis der på et senere tidspunkt opstår mere specialiserede behov.  

Skræddersyede systemer anbefales til virksomheder med specialiserede behov. Det er som udgangspunkt dyrere og kræver udvikling og vedligeholdelse. Ulempen kan være, at systemet ikke er gennemtestet og kan have et lavere sikkerhedsniveau end standardsystemer, som flere bruger og derfor løbende udvikles. Til gengæld kan et skræddersyet system skabe stor værdi, da det er udviklet til at løse specifikke opgaver. 

Opnå den fulde effekt ved at lade jeres systemer arbejde sammen. Det kan både være de systemer, du allerede har, samt de systemer du påtænker at anskaffe dig på sigt.

Hvis et system ikke kan integreres med andre systemer, kan det skabe nye og manuelle arbejdsgange, som modvirker hele formålet med at digitalisere.  

Fordelene ved at vælge et webbaseret IT-system er: 

• at systemet kan bruges på både computere og mobile enheder af dig, dine ansatte og eksterne parter, for eksempel din revisor. 
• at leverandøren står for løbende at opdatere systemet. Hvis systemet ligger lokalt i din virksomhed, for eksempel på en pc eller en server, sætter det større krav til at have IT-kompetencer ansat i din virksomhed.

Hvis du vælger et online eller cloudbaseret-system, bør du være ekstra opmærksom på, hvor de oplysninger, der behandles i systemet, sendes hen.

Flere IT-systemer kræver licensbetaling. For at være sikker på, at du vælger det rette system, kan det være en god idé at få en gratis prøveperiode eller aftale et mindre pilotprojekt med leverandøren. Så får du mulighed for at teste, om systemet lever op til dine krav. 

Det kan være en god idé at undersøge, hvor udbredt systemet er.

Jo flere brugere, jo større er sandsynligheden for, at systemet er gennemtestet og løbende bliver opdateret, ligesom at der også vil være større sandsynlighed for, at du kan få support.

Det vil også være mere sandsynligt, at der vil være flere forskellige leverandører, der kan levere systemet.   

Sørg for, at IT-sikkerhed og ansvarlig behandling af persondata er tænkt ind i løsningen fra start.

Sikkerhed og ansvarlighed bliver i højere og højere grad parametre, du skal kunne konkurrere på, da dine kunder forventer, at du behandler deres data sikkert, når de køber hos dig.

Læs mere om krav til leverandørens IT-sikkerhed under 'Valg af IT-leverandør'.

Læs mere om, hvordan du styrker din virksomheds IT-sikkerhed

Læs om, hvordan du behandler personoplysninger

Husk at sætte tid af til at oplære medarbejdere i det nye system.

Måske skal der bruges ekstra tid på at implementere nye arbejdsgange. Disse arbejdsgange bør også have fokus på, hvordan medarbejdere kan bruge systemet på en sikker og ansvarlig måde.

Det nye system kan fx føre til forvirring om, hvilke personoplysninger der behandles hvor. Hvis flere personer skal bruge systemet, kan brugervenlighed være et særligt kriterie, som skal have betydning for, hvilket system du vælger. 

Det er ikke en engangsforestilling at købe og implementere et IT-system, og du bør være forberedt på, at det på sigt kan blive nødvendigt med opdateringer og/eller videreudvikling.  

Du bør fx genbesøge dit økonomisystem hvert tredje år for at sikre, at systemet passer til dine behov, eller om du skal overveje at opdatere eller udskifte det.