Følg op på initiativer og resultater i din due diligence-proces for bæredygtighed

Det er et vigtigt element i due diligence-processen, at du kan dokumentere dit arbejde og dine fremskridt. Du skal derfor løbende følge op på politikker og på din risikovurdering samt på de initiativer, du har igangsat for at håndtere risici i virksomheden eller leverandørkæden. Dels sikrer opfølgningen, at du når dit mål, dels sikrer den løbende evaluering af nødvendige ressourcer.  

Husk på, at due diligence er en proces, som tager tid at mestre, og at det er okay, at du ikke nødvendigvis når helt i mål i første omgang, men vær transparent og åben omkring, hvad du har gjort.

Din opfølgning skal have fokus på tre områder

For at sikre, at dine igangsatte initiativer forløber som forventet, skal du løbende følge op. Din opfølgning skal have fokus på tre områder:

• Politikker og risikovurdering
• Håndtering af negative indvirkninger både i din virksomhed og værdikæde
• Interne due diligence-processer

Opfølgning på politikker og risikovurdering 

Du bør genbesøge din risikovurdering, når du lancerer nye produkter, indgår samarbejde med leverandører i nye lande, eller du får kendskab til ny viden, der gør, at du skal agere anderledes.  

Ofte vil en ændring af din risikovurdering betyde, at du også skal genbesøge politikker og opdatere dem med den nye viden. Det kan også være, at du vurderer, at der er behov for at udvide dine politikker til flere områder, fordi I har fået bedre blik for risici.

Opfølgning på håndtering af negativ indvirkning 

Når du skal følge op på din virksomheds håndtering af risici og vurdere, om de igangsatte initiativer rent faktisk virker, kan du overveje følgende: 

• forløber initiativerne som forventet?
• er de med til at minimere eller forebygge risiko for negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund?
• er det nødvendigt at lave justeringer? 

Det er også vigtigt, at du følger op på, om dine leverandører lever op til de krav, du stiller, ved løbende at indhente informationer om den enkelte leverandørs arbejde med due diligence. Det vil hjælpe dig med at vide, om initiativerne har den ønskede effekt. Du kan indhente informationer på følgende måder:

• brug selvevalueringsskemaer, som din leverandør udfylder (de kan dog ikke stå alene)
• tag på leverandørbesøg, hvor medarbejdere og ledelsen hos leverandøren interviewes
• få foretaget kontrol udført af brancheaktør, fx professionel auditør, NGO eller virksomhedssammenslutninger
• dialog med lokale NGO’er, fagforeninger, mv. 

Opfølgning på interne due diligence-processer

Udover at følge op med leverandører, er det vigtigt at se på, om forbedringer er nødvendige i forhold til din virksomheds egne arbejdsgange og interne forankring. Du kan bl.a. overveje følgende spørgsmål:

• arbejder de forskellige afdelinger/områder i din virksomhed godt sammen om due diligence-processen?
• har du afsat de nødvendige ressourcer?
• arbejder hele din virksomhed på at overholde virksomhedens indkøbspolitik og-praksis?

KPI’er kan sætte retning for dit arbejde

Det kan gøre dit arbejdet med due diligence konkret og målbart, hvis du opsætter målepunkter eller KPI’er (Key Performance Indicators) for de forskellige indsatser, som du igangsætter, for at følge op på din virksomheds arbejde med at stoppe, forebygge eller afhjælpe aktiviteter og risici for negativ indvirkning.  

Det vil afhænge af din virksomhed og din leverandørkæde, hvilke KPI’er der giver mening at opsætte.

KPI’er for opfølgning på dine egne aktiviteter kan fx være:

• antal relevante ansatte i virksomheden, der har modtaget opkvalificering i due diligence for bæredygtighed
• antal møder for afrapportering om due diligence for bæredygtighed til ledelsen

KPI’er for opfølgning på aktiviteter i din værdikæde kan fx være:

• antal leverandører, der har besvaret leverandørspørgeskemaer 
• antal leverandører, der har egne processer for due diligence for bæredygtighed på plads
• antal leverandører med et ledelsessystem indenfor miljø og/eller arbejdsmiljø.