Håndtér negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund

Et godt sted at starte, er at kortlægge de initiativer og CSR-indsatser, du allerede arbejder med. Det vil gøre det nemmere for dig at vide, hvor du skal sætte ind med eventuelle nye initiativer, og hvor de i så fald kan integreres i den nuværende måde, du arbejder på.

Du kan med fordel gennemgå og vurdere måden, du indkøber på. Spørg dig selv:

• Hvordan påvirker den måde, du agerer på, dine leverandører?
• Er der noget i din virksomhedsadfærd, der spænder ben for den ansvarlighed, du forventer af dine leverandører? 

På baggrund af din vurdering kan du opstille principper, som afstemmes og kommunikeres internt.

Principper for ansvarlig indkøbspraksis kan fx være ikke at kræve urealistiske leveringstider, betale til tiden, arbejde med en realistisk prissætning eller aldrig købe under produktionsprisen.

Det tager tid at skabe den tillid med dine leverandører, der gør, at du kan have en åben dialog om, hvordan de håndterer risici for negativ indvirkning.

Det kræver kommunikation og vedholdenhed fra din side, fordi leverandøren skal være sikker på, at det ikke går ud over næste ordre, hvis de svarer ærligt om deres udfordringer.

I vurderingen af leverandørsamarbejder kan du med fordel prioritere de leverandører, der har evnen eller udviser vilje til at leve op til de krav, du har opstillet i din politik eller Code of Conduct.

Du kan med fordel gennemgå din leverandørkæde og undersøge, om den kan forsimples. En mere simpel leverandørkæde vil bl.a. betyde, at du vil kunne reducere antallet af risici, der skal tages hånd om. Det kan fx være, at måden, du arbejder med mellemmænd på, dvs. agenter eller andre led i leverandørkæden, kan gøres mere enkel.

Det vil også reducere nogle af de ressourcer, der ellers skulle bruges på risikoafdækning, leverandørdialog og opfølgning. 

En vigtig pointe i due diligence for bæredygtighed er, at alle led i leverandørkæden i princippet skal have deres egne politikker og processer for opfølgning. På den måde deles ansvaret og muligheden for at håndtere negativ indvirkning med leverandøren. Du bør derfor undersøge, om dine leverandører har processer for due diligence på plads.

Du kan med fordel bruge et leverandørspørgeskema til at spørge indtil, om leverandøren selv arbejder med due diligence og fx har politikker for det. Det vil hjælpe dig med at få overblik over de leverandører, der har styr på deres processer, og hvem der har mangler, hvor du skal bede om at få det på plads.

Det kan være en vigtig del af din leverandørstrategi at indtænke, hvordan du kan få mest mulig indflydelse, så dine leverandører i højere grad er villige til at samarbejde for at minimere og forebygge negativ indvirkning.  

Det kan du bl.a. gøre ved at: 

• støtte kompetenceopbygning og udvikling hos leverandøren
• indtænke økonomiske incitamenter i samarbejdet, fx større ordrer eller bedre betingelser ved gennemførte forbedringer, så leverandøren kan se, at forbedringer kan betale sig
• indgå i samarbejder med andre virksomheder hos samme leverandør, eller indgå i brancheinitiativer, der kan påvirke en sektor, et land eller område

Hvis din virksomhed udfører aktiviteter, der direkte påvirker mennesker, miljø eller samfund negativt, forårsager du indvirkningen og du har dermed det direkte ansvar for aktiviteterne.

Du kan forårsage indvirkningen, fx hvis en ansat i din virksomhed udsættes for farlige arbejdsforhold uden passende sikkerhedsudstyr eller du flere gange undlader at ansætte, støtte og/eller fremme kvalificerede kvinder i din virksomhed og det derfor kan udledes, at der er et langsigtet mønster.

Hvis du er i tvivl om, du har forårsaget påvirkningen, kan du spørge dig selv om:

• Har min virksomheds beslutninger eller handlinger alene ført til den negative indvirkning? 

Hvis du forårsager den negative indvirkning, har du det direkte ansvar for at minimere og forebygge aktiviteten, der har ledt til den negative indvirkning. Det forventes altså, at du gør noget aktivt for at stoppe det, og du har derudover ansvar for at genoprette skaden.

Din virksomhed bidrager til negativ indvirkning, hvis dine aktiviteter, fx jeres indkøbspraksis, kombineret med andre faktorer eller aktører tilskynder til, at dine leverandører indvirker mennesker, miljø eller samfund negativt.

Du kan bidrage til påvirkningen, fx hvis du presser din leverandørs priser eller leveringstider ned og ikke overvejer de følgevirkninger, det skaber for arbejdsforhold og løn hos leverandøren. Det kan fx medføre, at leverandørens ansatte får for meget overarbejde, som de ikke får den rette aflønning for. 

Hvis du er i tvivl om, du har bidraget til påvirkningen, kan du spørge dig selv om:

• Har min virksomhed gjort noget, der motiverer en anden part til at forårsage den negative indvirkning, fx sat urimelige frister eller priser?

Her forventes det, at du forsøger at påvirke aktørens aktiviteter ved at forebygge og afhjælpe påvirkningen, fx ved at gå i dialog med leverandøren eller på anden måde forsøge at påvirke adfærden hos den aktør, som er årsag til hændelsen.

Din virksomhed kan også være forbundet med negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund, hvis den negative indvirkning sker hos en anden virksomhed, fx en leverandør eller samarbejdspartner, og derfor kan du blive indirekte forbundet med påvirkningen gennem leverandøren.

Du kan være forbundet med påvirkningen, fx hvis din leverandør uddelegerer arbejde til en underleverandør, der benytter tvangsarbejde. Det sker uden din viden på trods af fælles planlægning og anbefalede tiltag.

Hvis du er i tvivl om, du er forbundet med påvirkningen, kan du spørge dig selv om:

• hvad ved du, eller burde du vide, om indvirkningen og din egen rolle i den?
• er det fx en risiko, der er særligt kendetegnet for den branche eller de lande, du opererer i?  

Her forventes det, at du forsøger at påvirke aktørens aktiviteter ved at forebygge og afhjælpe påvirkningen, fx ved at gå i dialog med leverandøren eller på anden måde forsøge at påvirke adfærden hos den aktør, som er årsag til hændelsen.

Du har intet direkte ansvar for genopretning af skaden, men du kan alligevel vælge at hjælpe med genopretning.