Kom i gang med ansvarlig leverandørdialog

5 trin til at komme i gang

Der er mange måder at arbejde med en ansvarlig leverandørdialog på. Det forventes ikke, at hverken du eller dine leverandører får styr på alle forhold, der kan påvirke omverdenen negativt på én gang. Det er vigtigst at komme i gang og i første omgang fokusere på de områder i din forretning, hvor der er størst risiko for negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund. Find inspiration til, hvordan du igangsætter arbejdet med mere ansvarlig leverandørdialog.

• 1. Identificér de væsentligste leverandører og risici

  Indhold er hentet

  Start med de led i leverandørkæden, som er nærmest din virksomhed. Det betyder, at du i første omgang fokuserer på at kortlægge dine primære leverandører – det kaldes også første led – og så arbejde henimod de andre underleverandører.

  Hvis du vil kende til leverandører længere ude i din leverandørkæde, kræver det under alle omstændigheder et godt, tæt og tillidsfuldt samarbejde med dine leverandører i første led. 

  Det er vigtigt at være opmærksom på højrisikoleverandører, der fx kommer fra brancher, som er kendt for at have udfordringer med at overholde menneskerettigheder eller lande, hvor national lovgivning og internationalt anerkendte principper ikke fuldt ud respekteres.

  Husk, at dit fokus altid bør være der, hvor du selv har de største risici. Hvis der er væsentlige risici længere ude i værdikæden, end dine primære leverandører, må dit arbejde med dem ikke overskygge arbejdet med de større risici, som kræver handling her og nu.

  Læs mere om, hvordan du foretager en vurdering af risici og kortlægger leverandører

• 2. Start dialogen og lær dine leverandører at kende

  Indhold er hentet

  Hvis du vil kende dine leverandører, er det en god idé at starte en dialog med dem. Det kan enten være via en mail, en samtale eller ved besøg.

  Start gerne med at fortælle om din virksomheds egne udfordringer i forhold til arbejdet med din virksomheds bæredygtige omstilling og ansvarlig virksomhedsadfærd, og hvilke krav du oplever, fx fra erhvervskunder eller forbrugere. Det kan gøre det mere trygt for leverandørerne og få dem til at åbne op.

  Husk også, at det kan tage tid for leverandørerne at åbne op, da de kan være bange for at miste jer – eller andre – som kunder. 

  Du kan i den første mail eller i samtalen med dine leverandører fx spørge om:

  • Har du igangsat initiativer for at styrke din virksomheds bæredygtige omstilling og ansvarlighed?
  • Har du udpeget et team eller en ansat, der er ansvarlig for din virksomheds arbejde med bæredygtig omstilling og ansvarlig virksomhedsfærd?
  • Har du opnået certificeringer, fx miljømærker, for dine varer eller ydelser?
  • Har du identificeret potentialer for forbedringer i forhold til klima, miljø og arbejdsforhold i virksomheden?
  • Har du kortlagt dine leverandører, og kan du hjælpe med at sætte mig i dialog med dem? 

  Når du har indledt dialogen med dine leverandører, kan du følge op med et spørgeskema, som kan gøre den videre samtale mere konkret.  

• 3. Fastlæg krav og forventninger sammen med dine leverandører

  Indhold er hentet

  Husk, at dine leverandører er en vigtig kilde til værdifuld viden om praksis længere ude i værdikæden, og som du selv kan have vanskeligt ved at få adgang til. Det er vigtigt at have en lyttende, åben og ligesindet dialog, hvor der ikke stilles krav uden at tage leverandørens perspektiv med.

  Samarbejdet skal opleves som en god forretning for både dig og din leverandør

  Der kan være meget forskellige opfattelser af, hvad bæredygtighed er, og I kan nemt komme til at tale forbi hinanden.

  For en dansk virksomhed kan social ansvarlighed, medarbejdertrivsel og arbejdsforhold være vigtigt, men opfattes ikke nødvendigvis som helt så afgørende i andre lande. I dette tilfælde kan det være relevant at udforme konkrete krav og forventninger til dine leverandørers arbejde med bæredygtig omstilling og ansvarlighed.

  Skriv gerne dine krav og forventninger ned, fx i en politik, aftale, kontrakt, Code of Conduct eller lignende, som din leverandør skal forholde sig til. Det kan også være en god idé at gå sammen med andre ligesindede virksomheder, fx i din branche eller igennem netværk og alliancer, om at sætte fælles krav og forventninger til leverandørerne.  

  Husk, at bede leverandørerne tilkendegive, at de vil arbejde for at efterleve dem.  

  Overvej følgende spørgsmål, når du udarbejder krav:

  • Hvordan ønsker du, at der følges op på overholdelsen af de krav, du stiller til ansvarlighed?
  • Hvilke sanktioner skal der eventuelt være forbundet med en overtrædelse?
  • Skal der sættes særlige ressourcer af i din virksomhed til opfølgningsopgaven?
  • Og hvem i din virksomhed har ansvaret for at følge op på om kravene overholdes? 
• 4. Aftal en plan for opfølgning

  Indhold er hentet

  Det er vigtigt, at du følger op på de krav, som du stiller dine leverandører, så du hurtigt kan identificere, hvis de ikke overholder kravene.

  Din mulighed for at påvirke din leverandør afhænger i mange tilfælde af, hvor mange varer du køber, størrelsen på din virksomhed i forhold til leverandøren, om der er andre leverandører mv. Men din interesse for ansvarlig virksomhedsadfærd, vil i mange tilfælde smitte af på din leverandør. 

  Overordnet set kan man skelne mellem to typer af opfølgning, som begge kan være gode at benytte sig af:

  1. Dokumentationsbaseret opfølgning
     Når det kommer til leverandørers dokumentation af, om de har politikker og processer på plads for håndtering af risici for negative indvirkninger på omverdenen, kan du benytte dig af en række forskellige værktøjer – bl.a. audits, certificeringer og/eller selvevalueringer.
     
     
  2. Dialogbaseret opfølgning
     Som led i opfølgningen, og eventuelt som tillæg til den dokumentationsbaserede opfølgning, er det en god idé at indgå i dialog med leverandøren og andre relevante interessenter med henblik på at sikre overholdelse af de krav, du stiller til din ansvarlighed.
     
     En sådan dialog kan også tage udgangspunkt i fx leverandørspørgeskemaet 

  Husk, at det godt kan give mening at stille krav, også selvom du ikke har ressourcerne til at følge op i øjeblikket. Det sikrer, at du ikke udelukker dig fra muligheden for at tage emnet op, hvis der på et senere tidspunkt skulle opstå en sag eller mistanke.

  Læs mere om opfølgning

• 5. Håndtér de krav, der ikke overholdes

  Indhold er hentet

  Hvis du som led i opfølgningen identificerer krav, du har stillet dine leverandører, men som de ikke lever op til, skal du lægge en plan for, hvordan du vil håndtere situationen.

  I første omgang kan du forsøge at tale med din leverandør om situationen og motivere leverandøren til at ændre adfærd, fx gennem bedre forretningsaftaler eller kapacitetsudvikling. Dialog er ofte den bedste vej til udvikling.  

  Hvis du oplever, at dialogen ikke ændrer din leverandørs adfærd, er der flere muligheder for at påvirke leverandøren. Du kan:

  • udnytte kontraktvilkårene mellem dig og leverandøren til at kræve ændret adfærd
  • bruge de omdømmefordele, som leverandøren har i kraft af deres samarbejde med dig – og tilsvarende omdømmerisici ved at miste dig som kunde
  • arbejde sammen med andre virksomheder eller brancheorganisationer om at få leverandøren til at ændre adfærd
  • engagere lokale eller nationale myndigheder (både i Danmark og i udlandet) i at forbedre forholdene hos din leverandør via håndhævelse af lovgivning og regulering, monitorering, sanktioner osv. 

  Forsøg altid at hjælpe leverandøren til at få forholdene i orden, men det kan være, at den eneste udvej er at opsige dine forbindelser til leverandøren. Hvis det er tilfældet, bør afbrydelsen ske med respekt for begge parter og ikke have videre negative indvirkninger for de berørte mennesker, fx medarbejdere og lokalsamfund, som er involveret i aktiviteterne.

  Beslutninger om fortsættelse eller afbrydelse af et samarbejde kræver nøje overvejelser, og du bør derfor være forberedt på at kunne forklare og dokumentere din beslutning.