Tjekliste: 6 overvejelser ved valg af digital løsning til dine bæredygtighedsdata

Tjekliste til valg af digital løsning til dine bæredygtighedsdata

• 1. Hvad er dine behov ift. bæredygtighedsdata?

  Indhold er hentet

  Start med at vurdere, hvilke behov for dokumentation din virksomhed har. I den proces kan det være en god idé at inddrage forskellige dele af virksomheden, fx HR, indkøb, produktion, som kan have viden, der er vigtig ift. den løsning, du vælger.  

  Når du undersøger forskellige systemer, kan der være stor forskel på, hvor mange funktioner et system tilbyder, og hvilken datakvalitet og transparens der tilbydes. Det er derfor vigtigt at have for øje, hvad din virksomheds behov er.  

  Afklaring af behov

  Skab dig et overblik over, hvilke bæredygtighedsinformationer der efterspørges, hvad du ønsker at bruge data til, samt hvilke informationer der allerede er tilgængelige i virksomheden:

  • Hvilke typer af data efterspørger dine kunder – på virksomheds- eller produktniveau?  
  • Vil du bruge bæredygtighedsdata til egne analyser, udvikling af bæredygtighedstiltag eller forretningsudvikling i virksomheden?  
  • Skal dokumentationen anvendes i forbindelse med markedsføring? 
  • Efterspørges dele af din dokumentation af myndighederne?  
  • Har du brug for hjælp til at overvåge og vurdere dine leverandørers præstation i forhold til bæredygtighed? 
  • Er din virksomheds håndtering og strukturering af bæredygtighedsdata overskuelig?  
  • Mangler du en god måde at opsætte hele eller dele af din dokumentation?  

  Disse overvejelser kan hjælpe dig med at afklare, hvilke behov du skal have løst. Det er vigtigt, at din virksomheds tilgang til bæredygtighed ikke defineres ud fra de muligheder, som en given digital løsning præsenterer, men at det er din virksomheds strategiske behov, der definerer tilgangen.  
   
  Da dokumentation af bæredygtighed er et komplekst og relativt umodent område, er der sandsynligvis ikke én enkeltstående digital løsning, der kan løse alle din virksomheds udfordringer med indsamling, håndtering og rapportering af bæredygtighedsdata på én gang. 

• 2. Kan du bygge videre på eksisterende systemer i virksomheden?

  Indhold er hentet

  Du kan med fordel danne dig et overblik over, hvilke digitale systemer og platforme din virksomhed allerede bruger, som kan indeholde bæredygtighedsdata (fx ERP, CRM, HR, PLM, indkøbs- og økonomisystemer). Din virksomhed har sandsynligvis allerede adgang til meget af den bæredygtighedsdata, der fx efterspørges i udkastet til den frivillige SMV-standard. 
   
  For at gøre dataindsamlingen af bæredygtighedsoplysninger så simpel som muligt, skal du undersøge, om eventuelle nye digitale løsninger er konvertible med dine eksisterende IT-systemer, så du kan integrere egne bæredygtighedsdata, der hvor de er tilgængelige.  

• 3. Er du tilfreds med datakvaliteten?

  Indhold er hentet

  Undersøg, hvilke standarder for opgørelse den digitale løsning bygger på. Det kan være en god ide at sikre, at metoderne for opgørelse i løsningen er i overensstemmelse med de specifikke data, din samarbejdspartnere efterspørger.  
   
  Flere digitale bæredygtighedsløsninger har indbyggede ”regnemaskiner” til beregning af fx CO2e. Det er vigtigt, at disse værktøjer er tydelige og transparente omkring deres metoder, så du forstår de data, du modtager om din virksomhed. 
   
  Opgørelsesmetoder, anvendte databaser og standarder bør være fuldt tilgængelige, fx skal det være let at aflæse, om dine data bygger på spend-based/mængde-data, hvilke databaser/-kilder der trækkes på og lignende. Hvis der er varierende metoder for indsamlinger og udregninger, kan det resultere i betydelige forskelle i data for den samme virksomhed.  

  Tjek, om systemet er baseret på standarderne i lovkrav til bæredygtighedsrapportering (CSRD) eller den frivillige SMV-standard (VSME). Hvis løsningen fx opgør ESG-data efter ældre opgørelsesmetoder, fx beregninger af ESG-nøgletal, risikerer du at indsamle data, som dine samarbejdspartnere ikke kan anvende til deres bæredygtighedsrapportering, hvis de er omfattet af lovkrav til bæredygtighedsrapportering. 
   
  Løsningen skal være enkel for dig at vedligeholde både i forhold til software og i forhold til indsamling og håndtering af data. Det er fx vigtigt, at du kan forstå beregningerne, så du kan anvende dem korrekt i forhold til at igangsætte handlinger i virksomheden. 

• 4. Hvem ejer data, og hvad med datasikkerhed?

  Indhold er hentet

  Nogle digitale løsninger bygger på forretningsmodeller, hvor virksomheder delvist afgiver kontrol over egne data mod at få adgang til løsningen.

  Du kan med fordel sikre, at du ikke overgiver ejerskab over egne data til eksterne digitale løsninger i en grad, der gør, at det kan blive vanskeligt for dig på et senere tidspunkt at flytte dine data til andre digitale løsninger eller lignende.  
   
  Du bør undersøge, om de digitale løsninger overholder reglerne for databeskyttelse i GDPR. Hvordan opbevares og deles forretningsfølsomme oplysninger om din virksomhed? Hvem ejer de data, som du deler og genererer? Kan du umiddelbart hente data ud ved efterspørgsel? Har du sikkerhed for opbevaring? 

• 5. Hvordan påvirker en digital løsning dine leverandører og samarbejdspartnere?

  Indhold er hentet

  Når din virksomhed indsamler ESG-data fra leverandører/samarbejdspartnere, er det vigtigt at vide, om det sker ud fra en fælles standard, fx den frivillige SMV-standard (VSME). 
   
  Fokus bør være på, at du ikke pålægger dine samarbejdspartnere unødige datakrav. Du bør derfor undersøge, om den digitale løsning har indbygget uhensigtsmæssige efterspørgsler fra dine underleverandører, hvor de fx kan blive bedt om oplysninger, der ikke anvendes efterfølgende, eller oplysninger de i andre sammenhænge opgør på en anden måde.  
   
  Du bør også være opmærksom på, om der i den digitale løsning er indbygget en betalingsadgang for din virksomheds underleverandører. Skal de fx betale for at få adgang til at dele deres bæredygtighedsinformationer med dig igennem systemet, eller pålægges der på anden vis ekstra omkostninger for dem? 

• 6. Har du indhentet referencer?

  Indhold er hentet

  Det vil altid være en fordel at indhente erfaringer og eventuelle anbefalinger i forhold til brug af specifikke digitale bæredygtighedsløsninger.

  Her er det vigtigt, at du sammenligner dig med virksomheder med lignende ESG-behov, og som kommer så tæt som muligt på din virksomheds brugsscenarie.  

Eksempler på funktioner, som digitale løsninger kan udføre

Markedet for digitale løsninger, der understøtter forskellige typer af bæredygtighedsdata, udvikler sig hurtigt. Her beskrives en række af de funktioner, som digitale løsninger kan hjælpe virksomheder med at løse, når det kommer til indsamling, behandling og rapportering af bæredygtighedsdata.

• ”Traditionelle” digitale løsninger til indsamling og håndtering af virksomheders data  

  Indhold er hentet

  Dette kan fx være et ERP/økonomisystem, et transportsystem, et kvalitetssikringssystem, et lønsystem eller lignende, som kan indeholde vigtige bæredygtighedsdata, og som kan opfylde virksomhedens behov for dokumentation. 

• Beregninger på virksomhedsniveau af forskellige dele af E, S og G

  Indhold er hentet

  Virksomheder kan bruge digitale løsninger til at digitalisere deres måling og rapportering af drivhusgasemissioner og klimapåvirkning.

  En række systemer vil efter integration med virksomhedens økonomisystem kunne levere CO2-udledninger for både scope 1 og 2 og i nogen grad scope 3 uden manuel indtastning af forbrugs-/aktivitetsdata. 

• Beregninger på produktniveau - fx LCA/EPD-værktøjer

  Indhold er hentet

  Virksomheder kan få udført livscyklusvurderinger (LCA) eller udarbejdet miljøvaredeklarationer (EPD) for deres produkter eller tjenester på baggrund af forskellige metoder og standarder, såsom ISO 14040/44, EN 15804 eller PCR. 

• Branche- eller kategorispecifikke beregninger

  Indhold er hentet

  Inden for visse produktkategorier og brancher er der opstået særlige beregningsværktøjer, fx i forhold til ejendomsforvaltning, tekstilbranchen, IT og fødevarer.

  Det er værd at undersøge, om der er udviklet branche/produktspecifikke værktøjer, som opfylder dine behov for datavaliditet og transparens. 

• Bæredygtighedsrapportering

  Indhold er hentet

  Der er udviklet en række processtyrings- og rapporteringsfunktioner, der hjælper virksomheder med at udarbejde og opsætte deres rapporter om bæredygtighed i henhold til forskellige reguleringer på området.  

• Leverandørstyring/due diligence

  Indhold er hentet

  Nogle systemer indeholder funktioner, der hjælper virksomheder med at monitorere og vurdere deres leverandørers bæredygtighedspræstation.

  Funktionerne tilbyder i forskellig grad overblik over risici og muligheder, fx inden for miljø/klima, menneskerettigheds- og arbejdstagerforhold samt governance og certificeringer hos leverandører.