Kend dine grundlæggende behov

Inden du vælger bookingsystem, bør du gøre dig en række overvejelser om dine behov og krav til systemet. Først og fremmest bør du vælge system ud fra, om det er brugervenligt for både dig, der skal administrere det, og for dine kunder. Derudover skal systemet have de funktioner, du har brug for. Mange systemer har funktioner som online booking og betaling, men det er også vigtigt at overveje, om det skal kunne integreres med din hjemmeside, om der skal være ressourcestyring af fx medarbejdere, borde eller produkter, og om systemet skal kunne sende påmindelser.

Bookingsystemer kan være målrettet forskellige brancher

Mange systemer er målrettet helt bestemte brancher. Der kan derfor være stor forskel på et system til bordbestilling på en restaurant og et system, der er udviklet til at booke tid hos frisøren. Du kan derfor med fordel undersøge, hvilke systemer der er udbredt i din branche. Det kan du gøre ved fx at besøge dine konkurrenters hjemmesider og se, hvilke systemer de bruger.

Standardsystem eller skræddersyet system

De fleste systemer har en række standardfunktioner, som du hurtigt kan implementere i din virksomhed. Det betyder dog, at du måske er nødt til at gå på kompromis med dine behov. Mange systemer kan dog tilpasses af udbyderne, som du kan gå i dialog med og høre, hvad der skal til for at justere systemet til dine behov. Det vil dog ofte koste flere penge, og muligheden for fejl stiger.

Det er helt centralt, at dit system skal kunne fungere både på mobil, tablet og PC. Du kan ofte se, hvordan systemerne fungerer på forskellige devices ved at finde en virksomhed, der benytter et bestemt system, og så tilgå systemet med en mobil og en PC.

Vær opmærksom på, om bookingsystemet skal kunne integreres med andre systemer. Fx din hjemmeside, dit mailsystem, økonomisystem, kundesystem eller din kalender. Det vil ofte fremgå af udbydernes hjemmesider, hvilke andre systemer deres løsning fungerer sammen med.

De fleste udbydere tilbyder forskellige betalingsformer, bl.a. i form af abonnement. Her skal du være opmærksom på, om prisen er afhængig af: antal medarbejdere, som skal have adgang til systemet antal transaktioner og/eller kunder om du betaler en gang om året eller pr. måned ekstra services, såsom betaling, statistik, påmindelser mv. Det kan være en god idé at udnytte den gratis prøveperiode, som mange udbydere tilbyder. På den måde kan du teste systemet i forhold til dine behov, inden du bestemmer dig.

De fleste bookingsystemer er placeret i ’skyen’, hvilket mindsker risikoen for tab af oplysninger. Det betyder, at du og dine medarbejdere altid kan tilgå bookingsystemet. Det er dog stadig vigtigt at være opmærksom på din IT-sikkerhed, så hackere ikke får adgang til din konto og dine data, herunder dine bookinger. Find syv gode råd til din IT-sikkerhed på sikkerdigital.dk

Et bookingsystem behandler i de fleste tilfælde personoplysninger, og i nogle tilfælde vil det behandle følsomme personoplysninger, fx data om helbred. Det er derfor vigtigt, at du overholder reglerne for GDPR, og at du er opmærksom på, om din leverandør behandler data uden for EU. Få overblik over reglerne for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Artikel

Bookingsystem: Effektiv og nem håndtering af dine kunder

Få overblik over dine aftaler med et online bookingsystem, og let din hverdag ved at få dine kunder til selv at booke deres besøg eller behandling.

Skrevet af:

Erhvervshusene

Er du fx frisør, behandler eller massør, eller ejer du en restaurant? Og ringer din mobil i tide og utide med bookingforespørgsler, eller bugner din indbakke med dem? Så overvej at lade dine kunder booke tid selv. På den måde kan du bedre koncentrere dig om dine kunder, når de befinder sig i din butik, og du får hjælp til at håndtere dine administrative opgaver. Fx får du automatisk skrevet aftalen ind i din kalender, samtidig med at systemet sender bekræftelse og påmindelse til kunden, så risikoen for udeblivelser mindskes.

Et bookingsystem gør det også lettere for dine kunder, da de ikke behøver at bestille tid til deres besøg eller behandling i et bestemt tidsrum, og samtidig kan de nemt se, hvilke tider der er at vælge imellem.

Over tid kan bookingsystemet give dig bedre indsigt i dine kunders behov. Når du kan se, hvilke produkter eller services der bliver booket mest, kan du fx tilpasse åbningstider, bemanding eller priser på produkter og services.

Det skal du være opmærksom på, når du vælger bookingsystem

Kend dine grundlæggende behov
Indhold er hentet
Inden du vælger bookingsystem, bør du gøre dig en række overvejelser om dine behov og krav til systemet.
Først og fremmest bør du vælge system ud fra, om det er brugervenligt for både dig, der skal administrere det, og for dine kunder.
Derudover skal systemet have de funktioner, du har brug for. Mange systemer har funktioner som online booking og betaling, men det er også vigtigt at overveje, om det skal kunne integreres med din hjemmeside, om der skal være ressourcestyring af fx medarbejdere, borde eller produkter, og om systemet skal kunne sende påmindelser.
Bookingsystemer kan være målrettet forskellige brancher
Indhold er hentet
Mange systemer er målrettet helt bestemte brancher. Der kan derfor være stor forskel på et system til bordbestilling på en restaurant og et system, der er udviklet til at booke tid hos frisøren.
Du kan derfor med fordel undersøge, hvilke systemer der er udbredt i din branche. Det kan du gøre ved fx at besøge dine konkurrenters hjemmesider og se, hvilke systemer de bruger.
Standardsystem eller skræddersyet system
Indhold er hentet
De fleste systemer har en række standardfunktioner, som du hurtigt kan implementere i din virksomhed. Det betyder dog, at du måske er nødt til at gå på kompromis med dine behov. Mange systemer kan dog tilpasses af udbyderne, som du kan gå i dialog med og høre, hvad der skal til for at justere systemet til dine behov. Det vil dog ofte koste flere penge, og muligheden for fejl stiger.
Responsivt design
Integration
Omkostninger for dig
Indhold er hentet
De fleste udbydere tilbyder forskellige betalingsformer, bl.a. i form af abonnement. Her skal du være opmærksom på, om prisen er afhængig af:
- antal medarbejdere, som skal have adgang til systemet
- antal transaktioner og/eller kunder
- om du betaler en gang om året eller pr. måned
- ekstra services, såsom betaling, statistik, påmindelser mv.
Det kan være en god idé at udnytte den gratis prøveperiode, som mange udbydere tilbyder. På den måde kan du teste systemet i forhold til dine behov, inden du bestemmer dig.
IT-Sikkerhed
Indhold er hentet
De fleste bookingsystemer er placeret i ’skyen’, hvilket mindsker risikoen for tab af oplysninger. Det betyder, at du og dine medarbejdere altid kan tilgå bookingsystemet. Det er dog stadig vigtigt at være opmærksom på din IT-sikkerhed, så hackere ikke får adgang til din konto og dine data, herunder dine bookinger.
Find syv gode råd til din IT-sikkerhed på sikkerdigital.dk
GDPR

Relateret indhold

Brug et kundesystem (CRM) til at arbejde systematisk og smart med dine kunder

Øg dit salg

Et salg eksploderer sjældent fra den ene dag til den anden, men med en grundig forberedelse og målrettet tilgang har du taget de første afgørende skridt.

Øg dit salg