Godt at vide før handel med det offentlige

Du træder ind i en ny verden, når du vil handle med det offentlige. Du vil opdage nye forretningsmuligheder, men også støde på regler og rammer, som er anderledes end i den private sektor, og som det betaler sig at kende til på forhånd, så du kan vurdere, om salg til det offentlige er noget for dig. 

Er det relevant for dig?

 I princippet kan alle både små og store virksomheder handle med det offentlige, og de udbudte opgaver spænder vidt i indhold, omfang og krav lige fra levering af produkter til rådgivning og tjenesteydelser.

Vil du handle med det offentlige, er det som udgangspunkt vigtigt, at du har styr på din virksomhed, og at du kan dokumentere det - både i forhold til økonomi og regnskab, skat og moms, organisatorisk mv.

Du kan som virksomhed byde på en opgave alene, men der kan også være opgaver, hvor det giver mening og vil have større vægt, hvis du byder ind sammen med andre. Tilsammen står I måske stærkere i relation til opgavens art og udbuddets krav.

Du kan også være underleverandør til det offentlige. Det vil sige, at du leverer et produkt eller en service til en anden virksomhed, som er hovedleverandør, og dermed har kontrakten og ansvaret i forhold til opgaven.

Hvilken slags opgaver kan du byde på?

Før du lægger en strategi for dit salg til det offentlige, er det en god idé at sætte dig ind i, hvilket område inden for sektoren der er relevant for dig – eller hvilken hovedleverandør du kan levere til.

Den offentlige sektor omfatter staten, 5 regioner og 98 kommuner samt en række selvejende institutioner og fonde. Du kan sælge produkter eller service til dem alle, men der er forskel på, hvilke opgaver de varetager.

• I staten varetages de opgaver, hvor der skal være en sammenhæng på tværs af landet. Det er for eksempel politi, forsvar, statslige styrelser og retsvæsenet.
• Regionerne varetager primært det danske sundhedsvæsen, det vil sige sygehuse og psykiatrien, praktiserende læger samt specialiserede sociale institutioner.
• De borgerrettede opgaver varetages af kommunerne. Det vil især sige børnepasning, folkeskolen, ældreplejen, socialområdet, erhvervsservice, beskæftigelse, kollektiv trafik, kultur mv.

Hvordan foregår salgsprocessen? 

Når du handler med det offentlige, er processen noget anderledes, end når du handler med den private sektor. Blandt andet tager beslutningsprocesser ofte længere tid, fordi det offentlige skal leve op til en række krav, som sikrer, at de køber klogt og ansvarligt ind.

Derudover køber det offentlige som oftest ind gennem udbud. Det er en formel proces, hvor stat, regioner og kommuner sender deres opgaver i udbud og enten selv indhenter tilbud eller lægger opgaven på en udbudsportal, som virksomheder herefter kan byde ind på. Opgaverne kan være alt fra levering af produkter til rådgivning og tjenesteydelser.

• På udbud.dk kan du se, hvilke opgaver der er i udbud – både danske udbud, EU-udbud, og hvad myndighederne har af indkøbsplaner. 
• Du kan også handle med det offentlige gennem SKI-ordninger, som er en fælles indkøbsordning for stat, kommune og regioner. Hvis du er på en SKI-kontrakt, betyder det, at du kan blive leverandør til en række offentlige institutioner uden at skulle gennemgå den normale udbudsproces. 
• Er du fortrinsvis interesseret i EU-udbud, kan du tjekke TED (Tenders Electronic Daily), som er den officielle EU-portal for udbud.

Læs mere om udbudsportaler, og hvordan du sælger til det offentlige

Hvad kræves af dokumentation?

Det enkelte udbud kan have specifikke dokumentationskrav for eksempel til tidligere erfaringer og kompetencer. Derudover er der ved visse udbud krav om en serviceattest.

Serviceattesten dokumenterer, at din virksomhed har betalt dets skatter og afgifter, ikke har gæld til det offentlige, at din virksomhed ikke er under konkurs plus andre oplysninger og erklæringer.

I stedet for at henvende dig til flere myndigheder for at få samlet alle oplysningerne, koordinerer Erhvervsstyrelsen indsamlingen ved hjælp af serviceattesten. På den måde behøver du kun henvende dig ét sted. 
Du bestiller en serviceattest på Virk.dk 

Hvordan fakturerer du? 

De fleste offentlige institutioner kræver, at du sender dine fakturaer elektronisk via et system, der bruger et GLN-nummer, også kaldet et EAN-nummer. 

Nummeret får du fra din offentlige kunde typisk i forbindelse med afgivelse af ordren, og ellers kan du spørge din kontaktperson, så du undgår, at din faktura bliver afvist.

Du behøver ikke selv at have et GLN/EAN-nummer, for kunne sende en e-faktura. Du kan blot bruge dit CVR-nummer som afsenderinformation. 

Læs mere om e-fakturering og GLN-numre