Indhold er hentet
Indhold er hentet
Når du optimerer ineffektive processer og skærer de unødvendige væk, sparer du ressourcer og skaber bedre økonomi i din virksomhed. For at identificere svage og ineffektive processer kan du for eksempel bruge 80/20-reglen og kombinere med en ABC-analyse.
Indhold er hentet
Du skal etablere et overblik over virksomhedens proces-flow og analysere hvilke optimeringsinitiativer, der vil have mest effekt.
Hvis ikke du har overblik over dine processer, bliver det svært at identificere potentielle forbedringsindsatser. Du kan fx lave et flowchart med pen og papir eller alternativt benytte et workflow software.
Flowcharts kaldes også for rutediagrammer. I rutediagrammet laver du en fremstilling af processerne, så du tydeligt kan se:
Du bør herefter analysere alle skridt i dit flowchart. Til det formål kan du for eksempel benytte et SIPOC-diagram. SIPOC står for: Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers.
Hvor flowchartet bruges til at kortlægge og forbedre steps i selve processen, så kan SIPOC også hjælpe dig med at synliggøre den værdi, der leveres til kunden.
Internt kan SIPOC hjælpe dig og dine medarbejdere med at forstå, hvordan jeres processer egentlig ser ud, hvilket de færreste tænker struktureret og detaljeret over i hverdagen.
SIPOC synliggør, hvordan jeres arbejde påvirker processer, kolleger og sidst, men ikke mindst, kunderne. Produktets kvalitet skal ses som en helhed, hvor de enkelte delprocesser er en del af en større sammenhæng. Du kan evt. finde mere hjælp til SIPOC på internettet.
Vurdér, om den enkelte proces er værdiskabende i forhold til dine målsætninger. Nogle gange viser det sig, at en proces eller et trin i processen ikke har værdi. Er der tale om en produktionsvirksomhed, bør du for eksempel minimere unødig transport af produktet, ventetid mellem stationer, overproduktion mv. En proces skal forbedres, hvis den ikke er effektiv nok. Måske er der langt flere trin i processen, end der reelt er behov for.
Indhold er hentet
For at identificere svage og ineffektive processer kan du for eksempel bruge 80/20-reglen og lave en ABC-analyse.
80/20-reglen baseres på, at hos langt de fleste virksomheder står 20 procent af produkterne for 80 procent af omsætningen.
Med en ABC-analyse inddeler du dine produkter i tre kategorier - A, B og C - efter hvor godt de performer:
Når du har lavet ABC-analysen, skal du se på kategori B og C, som kun bidrager til en lille del af din omsætning. Involverer produkterne ressourcetunge processer, og hvordan kan de optimeres, så omsætningen øges?
Hvis processerne omkring B- og C-produkterne ikke kan optimeres, bør du overveje, om produktet stadig skal være en del af dit sortiment.
Indhold er hentet
Som nævnt er der mange veje til procesoptimering, og du skal overveje hvilke metoder, der passer til rammerne for netop din virksomhed. Overordnet kan du gøre brug af følgende metoder til formålet:
Når du har identificeret et forbedringspotentiale i en proces, skal du enten gennem en restrukturering, hvor du ændrer trinene eller rækkefølgen på dem, eller du skal helt eliminere processen eller et trin i processen.
Nogle processer kan med fordel semi- eller fuldautomatiseres, så du og dine ansatte kan fokusere på opgaver, som skaber resultater på bundlinjen. Digitalisering og automatisering er essentielt, hvis din virksomhed skal overleve og vækste.
Procesoptimeringen kan gøres på mange områder. Det kan for eksempel være automatisk bestilling af produkter ved leverandøren, når lagerniveauet kommer under et vist niveau. Eller I kan integrere de forskellige systemer, så data automatisk hentes fra CRM-systemet til økonomisystemet. Herved undgår du og dine medarbejdere at lave manuel indtastning af data og oprettelse af fakturaer.
Hvis du endnu ikke har en webshop, kan du også automatisere en række processer ved at bruge online salg.
Indhold er hentet
Implementering af ny teknologi kan vende op og ned på din virksomheds effektivitet. Business Intelligence (BI) og Artificial Intelligence (AI) bliver efterhånden brugt i mange brancher til digitalisering og procesoptimering. Resultatet er, at medarbejderne får frigjort tid til andre og vigtigere opgaver. I modsætning til de foregående metoder, er der ikke nødvendigvis tale om optimering af en proces, men snarere en komplet forandring.
Vælger du for eksempel at implementere software til opgavestyring i stedet for analoge whiteboards, så vil du med det samme forbedre din virksomheds effektivitet gennem:
Og det er bare ét eksempel ud af et potentielt utal af muligheder for at adoptere ny teknologi og derigennem optimere din virksomheds effektivitet og ressourceforbrug.
Læs mere om, hvordan business intelligence (BI) kan forbedre din virksomheds salg og effektivitet