Sådan opbevarer du dine bilag

Bilagene er grundlaget for din bogføring og dokumentation for din virksomheds indtægter og omkostninger. For eksempel køb, salg og udbetaling af løn mv. Bilagene viser, at du har bogført indtægter og udgifter i den rigtige periode og med det rigtige beløb.

Bogføring og opbevaring af bilag

Bogføring handler om at registrere og dokumentere de økonomiske transaktioner i din virksomhed.

Registreringen består for eksempel i at angive udgifter og indtægter korrekt, og dokumentationen består i at tilknytte de relevante bilag til hver transaktion. Bilagene skal nummereres fortløbende og opbevares efter reglerne.

Du kan sagtens få en anden til stå for din virksomheds bogføring. Men selvom du bruger en professionel bogholder, revisor eller lignende, så er det stadig dig, der har ansvaret for, at alle nødvendige informationer og dokumenter bliver videregivet til dem.

Det er dit ansvar, at bogføringen i din virksomhed udføres efter reglerne i bogføringsloven.

I forhold til bilag betyder det, at du har ansvaret for, at alle dine bilag opbevares lovligt.

Bilagene skal:

• opbevares sikkert, og du skal have en passende procedure for at sikre dem mod for eksempel tyveri og brand
• gemmes i indeværende plus de følgende 5 regnskabsår.

For virksomheder, omfattet af krav om digital bogføring, skal bestemte bilag opbevares digitalt.

Se, om du er omfattet af krav om digital bogføring

Hvilke bilag skal opbevares digitalt?

Hvis din virksomhed er omfattet af kravet om digital bogføring, skal du opbevare bestemte købs- og salgsfakturaer digitalt. Det gælder bilag mellem virksomheder, som indeholder oplysninger om:

• udstedelsesdato
• leverancens art
• beløb
• navn, adresse og CVR- eller SE-nummer på køber og sælger
• momsbeløbet
• betalingsoplysninger.

Fakturaer, som indeholder ovenstående oplysninger, og evt. flere andre oplysninger, er omfattet af digital opbevaringspligt.

Hvis du sender og modtager fakturaer som e-fakturaer gennem et registreret bogføringssystem, er de automatisk opbevaret digitalt. Ellers kan fakturaen også gemmes som en PDF-fil eller et billede.

Bemærk, at pligten til digital opbevaring af bilag først gælder, fra din virksomhed bliver omfattet af digital bogføring. Du behøver altså ikke indscanne gamle bilag.

Hvilke bilag er ikke omfattet af krav om digital opbevaring?

Hvis en købs- eller salgsfaktura ikke indeholder alle seks ovenstående oplysninger, behøver den ikke at blive opbevaret digitalt. Det betyder, at salg til private ikke er omfattet, da der naturligvis ikke er angivet købers CVR-nummer på disse fakturaer.

Nogle købs- og salgsfakturaer mellem virksomheder er omfattet af undtagelser, så du ikke har pligt til at opbevare dem i et digitalt bogføringssystem.

Det gælder:

• fysiske kassestrimler fra et salgsregistreringssystem (kun krav om 1 års opbevaring)
• ikke-digitale bilag fra udlandet, for eksempel papirfakturaer, som du har modtaget i hånden.

Det kan imidlertid være en fordel for dig at opbevare alle dine bilag i dit digitale bogføringssystem, selvom det ikke er et lovkrav. Det gør det nemmere for dig at håndtere dine bilag. Samtidig giver det sikkerhed for, at du altid kan fremvise dit regnskabsmateriale. For eksempel til Skatteforvaltningen eller revisor.

Hvis du ikke opbevarer dine fakturaer i dit digitale bogføringssystem, skal du opbevare dem betryggende på anden vis efter reglerne.

Hvor længe opbevares bilag i bogføringssystemet?

Bilag i et registreret bogføringssystem bliver opbevaret af udbyderen af systemet i indeværende plus 5 regnskabsår. Det er en stor fordel, fordi du så altid kan være sikker på, at du lever op til bogføringslovens opbevaringspligt.

Skifter du bogføringssystem, kan det være, at du skal overføre dine bilag fra det gamle til det nye system - medmindre du fortsat har adgang til bilagene i det gamle system, efter at du har skiftet system. Udbyderne af bogføringssystemerne er nemlig ikke forpligtet til at udlevere sikkerhedskopier til tidligere kunder. Du kan høre udbyderen af dit gamle system om dette.

Hvis du bruger et ikke-registreret bogføringssystem, skal du være opmærksom på, at du selv skal sørge for at opbevare dine bilag digitalt i indeværende plus 5 regnskabsår. Du har derudover pligt til at foretage sikkerhedskopiering af bilagene, som skal opbevares hos en ikke nærtstående part.

Overtrædelse af opbevaringspligten kan medføre en skærpet bøde.