Sådan overholder du de nye regler for digital bogføring

Fra den 1. juli 2024 er selskaber og erhvervsdrivende fonde m.fl. løbende overgået til at bogføre digitalt.

Andre erhvervsdrivende virksomheder, for eksempel personligt ejede virksomheder og finansielle virksomheder, skal bogføre digitalt fra første regnskabsperiode med start efter 1. januar 2026. Dog kun, hvis virksomhedens omsætning overstiger 300.000 kr. om året i de to forudgående indkomstår.

Du kan vælge at have dit eget bogføringssystem eller bruge en bogføringsvirksomhed

Måske skriver du dine fakturaer i Word, bogfører i Excel og opbevarer dine bilag som papir eller på din computer? I så fald er du nødt til at anskaffe et digitalt bogføringssystem eller indgå en aftale med en bogholder eller revisor om, at de udfører din bogføring.

Det kan også være, at du allerede har et digitalt bogføringssystem? Er det tilfældet, skal du sikre, at dit bogføringssystem lever op til de nye regler for digitale bogføringssystemer.

Herunder får du mere detaljeret vejledning til de to situationer, hvor du enten har dit eget digitale bogføringssystem eller benytter en ekstern bogføringsvirksomhed.

Det er naturligvis kun krav, som gælder, hvis din virksomhed har pligt til at bogføre digitalt.

Når du har dit eget digitale bogføringssystem

Når du allerede har, eller ønsker at anskaffe, et digitalt bogføringssystem, skal du først undersøge, om systemet er et registreret eller et ikke-registreret bogføringssystem.

På listen herunder kan du se de bogføringssystemer, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen.

Se listen med registrerede bogføringssystemer

Registrerede bogføringssystemer

Hvis du bruger et registreret bogføringssystem, skal du som udgangspunkt ikke gøre yderligere i forhold til dit bogføringssystem for at efterleve de nye regler. Her sørger sælger af systemet for, at det opfylder alle de nye krav.

Overhold reglerne med et registreret bogføringssystem

Ikke-registrerede bogføringssystemer

Hvis bogføringssystemet ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen, skal du selv sikre, at det opfylder kravene i bogføringsloven.

Det står dig frit for at bruge et bogføringssystem, som ikke er registreret. Du skal blot være opmærksom på, at du så selv er ansvarlig for, at systemet opfylder de nye krav. Hvis det ikke gør, skal du enten opdatere dit nuværende system eller anskaffe et nyt bogføringssystem. Du skal sikre, at din virksomhed benytter et bogføringssystem, som til enhver tid overholder bogføringsloven og de tilhørende bekendtgørelser.

Overhold reglerne med et ikke-registreret bogføringssystem

Når du bruger en ekstern bogføringsvirksomhed

Du bestemmer selv, om du vil betale en bogføringsvirksomhed, eller om du selv vil stå for bogføringen i dit eget bogføringssystem.

Hvis du har en aftale med en bogføringsvirksomhed, for eksempel en bogholder eller en revisor, som udfører bogføringen for dig i deres eget system, kan du overlade det til dem at sikre, at deres bogføringssystem er lovligt.

Du behøver ikke kontrollere, om de bruger et lovligt bogføringssystem, for det er de selv ansvarlige for. Dette gælder for alle bogholdere, revisorer og bogføringsvirksomheder.

Den eksterne bogføringsvirksomhed er ansvarlig for at bogføre korrekt. Men det er stadig dit ansvar at sikre, at den eksterne bogføringsvirksomhed modtager alle informationer og bilag, som de har brug for, for at kunne registrere transaktioner og bilag i bogføringssystemet.

Hvis du gerne selv vil have adgang til din bogføring, kan du vælge at anskaffe et registreret bogføringssystem, og derefter give din bogholder eller revisor adgang til systemet. Så kan de kan hjælpe med den løbende bogføring og bilagshåndtering, mens du stadig selv har direkte adgang til dine bogføringsoplysninger. Det kræver dog, at du selv tager ansvaret for, at dit system lever op til kravene.