Overhold reglerne for digital bogføring med et ikke-registreret bogføringssystem

Bruger du et ældre bogføringssystem, for eksempel Microsoft C5, Navision, Microsoft AX eller SAP R3, som ikke længere bliver opdateret af din udbyder?

Så opfylder det sandsynligvis ikke de nye krav om for eksempel at understøtte e-fakturering, og at bestemte købs- og salgsfakturaer skal opbevares digitalt.

Hvis du er omfattet af krav om digital bogføring, skal du derfor opgradere dit system eller skifte til et registreret bogføringssystem.

Skift til et registreret system eller opgradér dit nuværende system

Hvis du bruger et ældre ikke-registreret bogføringssystem, som er tilpasset netop din virksomhed, kan du vælge at skifte til et registreret bogføringssystem eller at opgradere systemet.

Skift til et registreret bogføringssystem

Hvis du skifter dit nuværende bogføringssystem ud med et registreret system, sørger din udbyder for at holde systemet opdateret, så det overholder alle krav til digitale bogføringssystemer.

Hvis du har brug for særlig funktionalitet, har de registrerede bogføringssystemer mange app’s og moduler, som er udviklet specielt til dem. Langt de fleste at disse sikrer, at alt det, som er underlagt bogføringsloven, automatisk bliver overført til bogføringssystemet. Dermed er det stadig at betragte som et registreret system.

Vær dog opmærksom på, at når du benytter tredjepartsapplikationer, sammen med dit registrerede bogføringssystem, risikerer du at løse funktioner omfattet af bogføringsloven i disse. Her er det dit eget ansvar, at reglerne for systemerne samlet er overholdt.

Se listen over registrerede bogføringssystemer, der lever op til de nye krav

Brug af tredjeparts-løsninger, sammen med et registreret bogføringssystem

Opgradér dit nuværende system

Hvis du bruger en ekstern leverandør til at varetage driften af dit nuværende bogføringssystem, for eksempel i kombination med andre systemer, vil det være en god idé at kontakte din leverandør om muligheden for bl.a. at tilkøbe moduler til digital opbevaring af købs- og salgsbilag og e-fakturering.

Hvis du ikke benytter en fast leverandør til at varetage driften af dit bogføringssystem, kan du kontakte en tredjepartsleverandør, som du kan købe standardiserede tillægsmoduler af. Modulerne skal bl.a. kunne understøtte e-fakturering og opbevaring af bilag.

Der er i udgangspunktet intet i vejen for, at du bruger et ikke-registreret bogføringssystem. Men hvis du gør, skal du være opmærksom på, at du selv er ansvarlig for, at systemet opfylder de nye krav til digitale bogføringssystemer.

Den tekniske vejledning til de ikke-registrerede bogføringssystemer kan ses på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. 

Se de tekniske krav til de ikke-registrerede bogføringssystemer

Det anbefales, at du tager den med til din tekniske leverandør, som bør have styr på de tekniske krav og funktioner. 

Hvad koster det?

Hvis du selv ejer systemet, som er installeret lokalt i virksomheden, og du opgraderer det med hjælp fra eksterne it-konsulenter, kan omkostningerne for at leve op til de nye krav være relativt høje.

Hvis du skifter til et registreret bogføringssystem, kan det være relativt billigt. Men det afhænger af, hvilke funktioner du ønsker udover det basale. Her kan der også være omkostninger, hvis du skal overføre oplysninger fra dit nuværende bogføringssystem til det nye.

Læs mere priser og om at overgå til et registreret bogføringssystem

Nye krav til opbevaring af bilag

Med den nye bogføringslov følger nye krav til opbevaring af bestemte købs- og salgsfakturaer i et digitalt bogføringssystem.

E-fakturering gør det enkelt at sende og behandle fakturaer

Hvis både du og din kunde er omfattet af krav om digital bogføring, skal jeres bogføringssystemer kunne e-fakturere. For at sende og modtage e-fakturaer skal I begge være tilmeldt Nemhandelsregistret.

Nemhandelsregistret er et opslagsværk med de virksomheder, som gerne vil e-fakturere.

E-fakturering er et naturligt ’næste skridt’ at tage. E-fakturering klæder din virksomhed på til at gribe nye forretningsmuligheder i en virkelighed, hvor fremtiden kun ser ud til byde på mere digitalisering.

Du skal altid bruge e-fakturering, hvis du handler med offentlige myndigheder, mens det er frivilligt mellem private virksomheder.