Artikel

Spar tid på administration med et digitalt lønsystem

Hvilke fordele er der i at bruge et lønsystem, og hvilke funktioner af din lønadministration kan du effektivisere? Læs mere om, hvordan du vælger det rigtige lønsystem.

Skrevet af:

Erhvervshusene

Er du træt af manuelt at opdatere dine medarbejderes ferie og fravær i et regneark? Og vil du gerne forenkle og automatisere din lønkørsel, så du undgår fejl?

Det kan være et kompliceret og til tider langsommeligt arbejde at administrere ansattes løn.

Mere om løn

Indberetning af løn

Krav til lønsedlen

Det er derfor også et væsentligt sted at starte, hvis du gerne vil effektivisere administrationen i din virksomhed.

I den forbindelse er det vigtigt at finde ud af, om du vil lade andre

overtage arbejdet, eller om du ønsker at vælge et lønsystem, der kan automatisere en række funktioner i din lønadministration.

Hvornår er et lønsystem en god ide for dig?

0-3 ansatte?

Hvis du har mellem 0 og 3 ansatte, som du udbetaler løn til én gang om måneden, kan du overveje, om din revisor, bogholder eller et lønbureau skal tage sig af din lønadministration.

Din lønadministration og bogføring hænger sammen, og det kan derfor være en fordel, at de to funktioner udføres af den samme.

Flere end 3 ansatte?

Det kan være dyrt at lade andre tage sig af din lønadministration, hvis du har flere end 3 ansatte.

Hvis du selv står for lønadministrationen i din virksomhed i et regneark eller lignende, kan det være en fordel for dig at bruge et lønsystem. Det vil hurtigt kunne spare dig for en hel dags arbejde ved hver lønudbetaling.

Et lønsystem kan hjælpe dig med at få løst flere forskellige opgaver

Det kan for eksempel være:

afregning af løn for fastlønnede og timeansatte
indberetning af fravær: feriedage, sygdom, feriefridage, afspadsering mv.
overførsel af betalinger til ansatte, pensionskasser, barselsfonde, skat osv.
indhentning af skattekort og indberetning til eIndkomst
indberetning af feriepenge til FerieKonto
nulindberetning til Skat, hvis du ikke har udbetalt løn i en given måned
automatisk bogføring af lønnen
udsendelse af lønsedler til dine ansatte.

De fleste systemer kan også hjælpe dig med:

indberetning af kørsel til befordringsgodtgørelse
overenskomstmæssige forhold som diverse tillæg og SH-betaling
udlægshåndtering.

Det skal du være opmærksom på

Der findes forskellige lønsystemer, hvor nogle specialiserer sig i bestemte brancher. Det kan derfor være en god ide at tjekke, om der findes løsninger, der er målrettet din branche. Disse løsninger vil have styr på at overholde og administrere de rette overenskomster og arbejdsforhold.

Integration
Indhold er hentet
Når du investerer i et lønsystem, bør du først og fremmest sikre dig, at det kan integreres med dine andre systemer. Herunder dine programmer til bogføring, timeregistrering og fakturering. Systemerne skal nemlig integreres for at kunne lette din administration betydeligt.
Undersøg først, om dine eksisterende systemer indeholder de funktioner, du skal bruge eller kan udbygges med nye moduler. Hvis du skal investere i et nyt system, kan du overveje om det er et krav, at systemet hjælper med flere funktioner.
Brugervenlighed
Persondata
Indhold er hentet
Du må opbevare de data, der er relevante for at kunne udbetale løn til medarbejderen. Det kan være identifikationsoplysninger, kontonummer osv.
Som arbejdsgiver har du ret til at registrere almindelige personoplysninger om en medarbejder, hvis det for eksempel fremgår af ansættelseskontrakten.
Du må som udgangspunkt kun registrere og behandle følsomme personoplysninger, hvis du har medarbejdernes samtykke. Oplysninger om sygedage anses som almindelige personoplysninger, mens oplysninger om den ansattes helbred anses som følsomme personoplysninger.
Læs mere om beskyttelse af ansattes personoplysninger
It-sikkerhed
Indhold er hentet
Det er også en god ide at sikre et fornuftigt niveau af it-sikkerhed fra start. For at undgå, at dine systemer bliver hacket, bør du bl.a. oplyse dine medarbejdere om, hvordan de laver et stærkt password til systemet.
Læs, hvordan du laver stærke adgangskoder på sikkerdigital.dk
På sikkerdigital.dk kan du også læse om, hvordan du sikrer, at din leverandør leverer en sikker løsning til dig.
Læs mere om, hvordan du stiller sikkerhedskrav til din it-leverandør

Optimér din forretning

Optimering af din forretning handler om at fortsat at stå stærkt i markedet, være konkurrencedygtig, økonomisk bevidst i forhold til tid og penge – og ikke mindst kunne se fremad med ro i maven.

Optimér din forretning