Overhold reglerne for digital bogføring med et registreret bogføringssystem

Er du omfattet af krav om digital bogføring, og er dit bogføringssystem registreret hos Erhvervsstyrelsen? Så skal du sandsynligvis ikke gøre så meget for at overholde de nye krav.

Du skal benytte systemet til at bogføre virksomhedens transaktioner, for eksempel salg og køb. Derudover skal du opbevare bestemte købs- og salgsfakturaer digitalt.

Nye krav til opbevaring af bilag

Med den nye bogføringslov følger et krav om, at bogføringssystemet kan opbevare bilag digitalt. Det er dog kun et lovkrav, at du opbevarer bestemte købs- og salgsfakturaer i et digitalt bogføringssystem.

Tjek, om dit system er på listen over registrerede bogføringssystemer

Se, om dit system er på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer, og dermed lever op til de nye krav.

Gå til listen over registrerede bogføringssystemer

Online abonnement

Hvis du bruger en online abonnementsløsning (et cloud-baseret system), sørger din udbyder for at opgradere systemet, så det overholder de nye krav til digital bogføring.

Opdatér dit licensbaserede system

Hvis du bruger et licensbaseret system, der er installeret lokalt på din computer, skal du formentlig installere en opdatering, som din udbyder skal sende til dig. Opdateringen sikrer, at systemet opfylder de nye krav, og at transaktioner og bilag løbende bliver sikkerhedskopieret hos din udbyder.

Det er meget vigtigt, at du installerer opdateringen. Det er afgørende for, at dit system lever op til de nye krav i bogføringsloven.

Brug af tredjepartsapplikationer

De registrerede bogføringssystemer har mange app’s og moduler, som er udviklet specielt til dem. Langt de fleste at disse sikrer, at alt det, som er underlagt bogføringsloven, automatisk bliver overført til bogføringssystemet. Dermed er det stadig at betragte som et registreret system.

Vær dog opmærksom på, at hvis du bruger en tredjepartsapplikation, hvor der foregår en registrering af transaktioner og opbevaring af bilag, så skal du snakke med din systemudbyder. Sammen skal I finde ud af, om disse oplysninger kan overføres til dit registrerede bogføringssystem.

Hvis transaktioner og bilag løbende overføres til dit bogføringssystem, kan du være sikker på, at kravene til digital bogføring er opfyldt.

Hvis data ikke kan overføres, eller hvis det er meget besværligt at overføre dem, er det helt i orden, at du opbevarer dem i applikationen.

Her skal du dog være opmærksom på, at det er dit eget ansvar, at dit samlede bogføringssystem bl.a. opfylder kravene om at:

• det ikke er muligt at slette transaktioner
• bestemte bilag opbevares digitalt
• der løbende tages backup

Dette behøver ikke være en hindring, men er tekniske krav, som du kan tale med din systemudbyder om at få løst.

Du skal i den situation orientere dig i vejledningen på Erhvervsstyrelsen hjemmeside om ikke-registrerede bogføringssystemer. Det skyldes, at dit bogføringssystem formelt set ikke længere er et registreret system.

Læs mere om tredjepartsapplikationer i ikke-registrerede bogføringssystemer

E-fakturering gør det enkelt at sende og behandle fakturaer

Hvis både du og din kunde er omfattet af krav om digital bogføring, skal jeres bogføringssystemer kunne e-fakturere.

For at sende og modtage e-fakturaer skal I begge være tilmeldt Nemhandelsregistret. Nemhandelsregistret er et opslagsværk med de virksomheder, som gerne vil e-fakturere.

E-fakturering er et naturligt ’næste skridt’ at tage. E-fakturering klæder din virksomhed på til at gribe nye forretningsmuligheder i en virkelighed, hvor fremtiden kun ser ud til byde på mere digitalisering.

Du skal altid bruge e-fakturering, hvis du handler med offentlige myndigheder, mens det er frivilligt mellem private virksomheder.