Rådgivertilskud: Digitalisering

Hvad skal du være opmærksom på?

Her får du en oversigt over det, du måske skal være opmærksom på, når du søger om tilskuddet:

• Ansøgningsrunder: Åbnings- og lukke-datoer

  Indhold er hentet

  Der anvendes ansøgningsrunder med forud definerede åbnings- og lukke-datoer, samt specifikt allokerede tilskudsmidler til den enkelte ansøgningsrunde.

  Åbnings - og lukkedatoer på de enkelte ansøgningsrunder bliver offentliggjort på Virksomhedsprogrammet og Virksomhedsguiden.

  Alle ansøgninger modtaget i en ansøgningsrunde, som opfylder de formelle adgangskrav, læses og vurderes.

  Vurderingerne gives i form af point på en skala fra nul til fem på valgte vurderingskriterer. Læs mere om dem her.

  Tildeling af tilsagn (midler) sker ud fra programmets på forhånd definerede vurderings – tildelingskriterier, som er beskrevet i afsnittet ”Vurderings – og tildelingskriterier”.

• Adgangskrav

  Indhold er hentet

  1) Ansøgervirksomheden skal have et dansk CVR-nummer.

  2) Ansøgervirksomheden er en SMV jfr. EU-definitionen, dvs. ansøgervirksomheden, inkl. datterselskaber, moderselskaber og andre koncernforbundne selskaber, må maksimalt have 249 ansatte, og en omsætning på maksimalt 50 mio. euro eller en balance på maksimum 43 mio. euro (man må gerne overskride maksimum for enten omsætning eller balance, men ikke begge på samme tid). Læs EU's definition af SMV-status her.

  3) Ansøgervirksomheden er ikke inden for primær erhverv (landbrug, o.lign.). 
  Valideres på hovedbranchekode

  4) Ansøgervirksomhed er erhvervsvirksomhed.
  Virksomheder omfattet af selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder eller lov om erhvervsdrivende fonde. Alle aktieselskaber og anpartsselskaber er omfattet af selskabsloven.

  • Det betyder eksempelvis, at følgende organisationer som udgangspunkt ikke kan opnå støtte: privatskoler, højskoler, forsyningsvirksomheder, varmeværker, kirkelige institutioner, studenterforeninger, sportsforeninger, interesseorganisationer, museer, teatre og andre kulturelle institutioner.

  5) Ansøgervirksomheden modtager mindre end 50% af virksomhedens indtægter fra offentlige tilskud, bidrag, donationer, og medlemskontingenter.

  6) Ansøgervirksomheden skal kunne modtage de minimis-støtte.

  • De minimis-støtten beregnes på koncernniveau, så hvis din virksomhed er del af en koncern, skal støtte til andre selskaber i samme koncern også medregnes.

  7) Ansøgervirksomheden skal have aflagt minimum ét årsregnskab.

  8) Ansøgervirksomheden skal minimum beskæftige 2 årsværk på ansøgningstidspunktet (grundlaget er seneste antal årsværk i CVR-registret på ansøgningstidspunktet – data fra E-indkomst).

  • Freelancere og lign. medregnes ikke i virksomhedens årsværk.

  9) Ansøgervirksomheden kan kun deltage i et forløb per CVR-nummer per spor ad gangen, dvs. der er mulighed for samtidige forløb i Grøn, VækstPilot, Eksport, Pro og Digital.

  • Ansøgervirksomheden (CVR-nummer) kan først ansøge igen, når et forløb er færdiggjort og afrapporteret.

  10) Ansøgervirksomhedens projekt må ikke modtage anden for form støtte/tilskud fra Erhvervsfremmesystemet.

  Specifikt for Digital gælder endvidere:

  11) Ansøgervirksomheden inkl. andre virksomheder i virksomhedsgruppen/samme ejerkreds (hvis ejerkreds overlapper med 25% eller mere) kan kun deltage i ét forløb ad gangen.

• Statsstøtte

  Indhold er hentet

  Støtten ydes i henhold til EU’s regler for de minimis-støtte.

  De minimis-erklæring

  Ifølge de minimis-forordningen kan en virksomhed (på koncernniveau, dvs. ikke CVR-niveau) modtage offentlig støtte på op til EUR 300.000 over en periode på 3 år.

  Ansøgervirksomheden skal ved udfyldelse af ansøgning angive oplysninger om tidligere modtaget de minimis støtte for hele koncernen, og disse oplysninger danner grundlag for de minimis-erklæringen, som skal signeres i tilfælde af tilsagn.

  Ved signering af deminimis-erklæringen, indestår ansøgervirksomheden ved tro – og love for, at ansøgervirksomheden på koncernniveau ikke ved deltagelse overstiger loftet på EUR 300.000 over en periode på 3 år i deminimis-støtte.

  Signering af erklæringen er obligatorisk og sker samtidig med signering af tilsagn og partnererklæring.

• Vurderings – og tildelingskriterier

  Indhold er hentet

  Ansøgninger som opfylder adgangskravene, vurderes ud fra følgende pointmodel

  Effektmål	Point
  Potentialet for digitaliseringsprojektet, herunder omstillings- og forretningsmæssige potentiale samt realiserbarhed Formålet med det ansøgte projekt og det omstillings- og forretningsmæssige potentiale vurderes ift. virksomhedens behov og hvorvidt en tildeling fra virksomhedsudviklingsprogrammet reelt vil have en afgørende betydning for den pågældende virksomheds beredskab og mulighed for at omstille/fastholde/udvikle en levedygtig virksomhed. I praksis vil det sige sandsynliggørelse af virksomhedens behov for deltagelse i ”Virksomhedsprogrammet” og de forretningsmæssige perspektiver, som tilskuddet forventes at forbedre i virksomhedens forretningsmodel og vækstskabelse på kort og lang sigt.	Mellem 0 og 5
  Virksomhedens organisatoriske og økonomiske kapacitet, samt jobskabelse Virksomhedens organisatoriske og økonomiske kapacitet vurderes ift., hvorvidt virksomheden har en kompetent ledelse (eks. formel ledelsesstruktur, uddannelse, anciennitet, brancheerfaring mv.), har en kompetent bestyrelse og/eller adgang til strategisk sparring med advisory board, ledernetværk eller lign., har erfaring med/er modtagelig for input fra eksterne videns kilder. På samme vis vurderes ansøgeren ift. kapaciteten til at realisere økonomiske målsætninger. Endelig vurderes projektet i forhold til jobskabelsen i virksomheden.	Mellem 0 og 5
  Antal tidligere tilsagn i Digital Specifikt for digital gælder endvidere: Hvis ansøgervirksomheden har modtaget tilsagn indenfor digital seneste 36 mdr. tildeles gives et antal basispoint. Ovenstående er for at fremme førstegangsansøgere samt reducere antallet af virksomheder med stort antal tilsagn. Tilsagn seneste 36 mdr.: 0-1 tilsagn -> 0 point 2-4 tilsagn -> -2 point 4+ tilsagn  -> -3 point	Mellem 0 og -3

  Alle indsendte ansøgninger, som opfylder de formelle adgangskrav bliver vurderet iht. til ovennævnte vurderingskriterer.

  Tildelingen af tilsagn sker til de bedste ansøgninger, som har opnået en pointscore på 7 eller derover, indtil der ikke er flere midler til rådighed ift. det offentliggjorte uddelingsbeløb, dvs. i følgende rækkefølge: 

  1. ansøgninger som har opnået 10 point,
     hvis der er flere midler tilbage,
  2. ansøgninger som har opnået 9 point,
     hvis der er flere midler tilbage,
  3. ansøgninger som har opnået 8 point,
     hvis der er flere midler tilbage,
  4. ansøgninger som har opnået 7 point.

  Alle andre modtager afslag.

  Hvis det samlede offentliggjorte uddelingsbeløb bliver opbrugt i en kategori, f.eks. i kategorien ”ansøgninger som har opnået 8 point”, tildeles midler til disse ansøgninger i følgende prioritetsrækkefølge:

  1. Ansøgninger som tidligere i den ansøgte spor/indsats har fået tildelt færrest tilsagn, hvis der stadig er midler tilbage,
  2. Ansøgninger som er kommet først ind (journalnummer).

  Ved indsendte ansøgninger forstås, ansøgninger som er rettidigt indsendt via det online ansøgningsmodul.

  En ansøgning er rettidigt indsendt, når ansøger har trykket indsend inden for den offentliggjorte indsendelsesfrist, og når ansøger efterfølgende har modtaget en kvittering på mail.

  Modtager ansøger ikke en kvitteringsmail, er ansøgningen ikke indsendt, og ansøgeren bedes, uden ugrundet ophold kontakte Erhvervshus Midtjylland.

• Tilskud og egenfinansiering

  Indhold er hentet

  Der tilbydes tilskud på 50 % af afholdte støtteberettigede udgifter ekskl. moms til rådgivning. Det samlede tilskud kan maksimalt udgøre 150.000 kr. svarende til en udgift på 300.000 kr.

  Ved tilsagn, betyder dette i praksis, at ansøgervirksomheden afholder og betaler projektrelevante rådgivningsudgifter eks. 200.000 kr. ekskl. moms og modtager et tilskud på 50 % heraf. Egenfinansieringen er kontant (det er ikke muligt at medfinansiere med interne timer).

  Bemærk, at deltagelse kræver en vis likviditet hos ansøgervirksomheden, da ansøgervirksomheden selv skal bære hele udgiften til rådgivningen indtil udbetaling af tilskud.

  Se nærmere afsnittet Afrapportering, dokumentationskrav og udbetaling.

• Støtteberettigede aktiviteter og udgifter

  Indhold er hentet

  Hvornår er en udgift støtteberettiget?

  En udgift er støtteberettiget når følgende betingelser er opfyldte:

  1. Udgiften skal være afholdt i projektperioden.
  2. Indkøbet af rådgivningsydelsen skal være markedsafsøgt før indgåelse af bindende aftale med rådgiver.
  3. Indgåelse af bindende aftale med rådgiver skal ske efter markedsafsøgning af rådgivningsydelsen og efter signering af tilsagn. Dokumentation for tidspunktet for aftaleindgåelse med rådgiver skal uploades ift. med afrapportering
     Dokumentation kan f.eks. være en skriftlig aftale, ordrebekræftelse. mailkorrespondance med rådgiver, mødereferat eller andet.
  4. Udgiften skal være projektrelevant. Det vil sige, at udgiften skal kunne henføres til den ydelse/leverance og udgift, der er beskrevet i ansøgningen.

  Hvilke aktiviteter er støtteberettigede?

  Se faktaboks

  OBS! Rådgivningsaktiviteter er kendetegnet ved at være analyserende, forberedende/klargørende, planlæggende eller opfølgende.

  Hvilke aktiviteter er IKKE støtteberettigede?

  Find krav til opgaver i beskrivelsen af den pulje, du ønsker at søge. Typisk vil udførende opgaver ikke være støtteberettiget som eksempelvis:

  • Ikke digitale aktiviteter
  • Almindelig driftsoptimering, udførende aktiviteter, installation, konfigurering/opsætning, programmering/kodning, drift, udarbejdelse af indhold herunder SEO tekster o.lign.
  • Salg- og markedsføringsaktiviteter
  • Markeds- og konkurrentanalyser
  • Kommunikationsaktiviteter
  • Udgifter relateret til udformning af ansøgningen
• Indkøb af rådgivning – krav om markedsafsøgning

  Indhold er hentet

  Støtten fra programmet kommer fra offentlige midler. Derfor skal støtten administreres i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed.

  Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og sparsommelighed betyder, at støttemodtager skal sikre:

  1. At indkøb er foretaget på markedsvilkår.
  2. At der ved afholdelse af en udgift i projektet er modtaget en modydelse, der er rimelig i forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse.
  3. At markedsafsøgning er gennemført før ydelsen, er indkøbt.

  Dette betyder, at alle indkøb, der foretages i projektet, skal være markedsafsøgt forud for indkøbet.

  Der kræves ikke dokumentation for markedsafsøgningen, men der kan på opfordring og via tilfældige stikprøver kræves en redegørelse fra operatøren.

  Der er ingen formkrav, ift. hvordan indkøbet skal markedsafsøges, men rådgivningsydelsen/indkøbet skal markedsafsøges, for at den er støtteberettiget og støttemodtager kan påbegynde arbejdet med den valgte rådgiver/leverandør.

  I onlinesystemet skal støttemodtageren dels angive oplysninger om, hvordan markedet er undersøgt, hvilken/hvilke rådgivere/leverandører der er valgt, samt erklære sig på en række forhold vedr. indkøbet.

  Uanset hvilken metode der vælges, skal I som støttemodtager på opfordring kunne redegøre for valget under hensyntagen til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

  Indkøb i projektet må ikke foretages med en rådgiver/leverandør, som I som støttemodtager er interesseforbundet med. Ved interesseforbundet menes, at parterne i handlen på grund af deres indbyrdes relation har sammenfaldende interesser. Ved sammenfaldende interesser forstås bl.a. et indbyrdes ejerforhold, familiemæssige relationer, bestemmende indflydelse eller en fælles tilknytning til samme organisatoriske enhed.

• Projektperiode

  Indhold er hentet

  Projektet kan gennemføres i perioden fra modtagelse af tilsagn og tilhørende dokumenter, i form af partnererklæring og de minimisklæring, til senest 8 måneder efter.

  Projektperioden vil fremgå af tilsagnet.

  Udgifter fra indkøb af eksterne konsulenter til rådgivning er dog først støtteberettigede fra det tidspunkt, din markedsafsøgning er gennemført, og du efterfølgende har indgået bindene aftale med den/de valgte rådgiver(e).

  Se nærmere om krav om markedsafsøgning under afsnittet Indkøb af rådgivning – krav om markedsafsøgning.

• Afrapportering, dokumentationskrav og udbetaling af tilskud

  Indhold er hentet

  Ved projektets afslutning, og senest 3 uger efter slutdatoen i projektperioden, skal støttemodtager i onlinesystemet udarbejde afrapportering, som skal indeholde følgende:

  Afrapportering af aktiviteter, resultater og effekter

  1. Redegørelse for gennemførte aktiviteter
  2. Redegørelse for konkrete resultater og leverancer (output), som aktiviteterne har bidraget til.
  3. Redegørelse for forventede effekter på kort og lang sigt, dvs. et kvalificeret og begrundet skøn på deltagervirksomhedens omsætning og beskæftigelse, 2 og 5 år efter projektophør.
  4. Projektspecifikt dokument. 

   Økonomisk afrapportering og krav til dokumentation 

  1. Fakturaer fra rådgivere/leverandører anvendt i projektet og markedsafsøgt.
  2. Betalingsdokumentation for betaling af rådgiver/leverandørfakturaerne.
  3. Fakturaer skal være udstedt (fakturadato) og betalt projektperioden, og fakturadatoer og betaling skal ligge efter tidspunktet for indgåelse af bindende aftale med valgt rådgiver.
  4. Dokumentation for tidspunktet for indgåelse af bindende aftale med den valgte rådgiver. Dokumentation kan f.eks. være en skriftlig aftale, ordrebekræftelse. mailkorrespondance med rådgiver, mødereferat eller andet. 

   En faktura skal overordnet indeholde:

  • Fakturadato
  • Fortløbende fakturanummer
  • Fyldestgørende afsender og modtager information (virksomhedens og rådgiver CVR-nummer, virksomhedsnavn og adresse)
  • Mængden af timer anvendt og timepris
  • Beskrivelse af det udførte arbejde (Der skal være en rød tråd til de ydelser/leverancer der fremgår af den godkendte ansøgning)
  • Dato for levering
  • Momsangivelse
  • Klar henvisning til projektet, fakturaen vedrører (projektets journalnummer)

   Betalingsdokumentation skal overordnet indeholde: 

  • Banklogo eller URL-kode
  • Modtagerens konto (skal stemme med faktura)
  • Afsenders konto
  • Betalingsdato
  • Indikation for gennemført betaling
  • Beløb

  Udbetaling af tilskud

  Udbetaling af tilskud sker senest 30 dage efter støttemodtager har indsendt afrapportering.

  Udbetaling af støtte sker til støttemodtagers NemKonto.

  Operatøren forbeholder sig retten til at tilbageholde udbetalingen i tilfælde af pågående sagsoplysning eller i tilfælde af tvivl om validitet eller støtteberettigelse i forlængelse af støttemodtagers indsendte dokumentationsmateriale, indtil pågående sagsoplysning er afsluttet, eller tvivlsspørgsmål bortfalder. 

  Operatøren kan til enhver tid kræve den udbetalte støtte tilbagebetalt, hvis reglerne og vilkårene i tilsagnet om støtte ikke er overholdt. Operatøren kan ligeledes til enhver tid kræve den udbetalte støtte tilbagebetalt, hvis der er udbetalt mere i støtte end berettiget. 

  Støttemodtager skal på forespørgsel fra operatøren, Erhvervsstyrelsen og/eller EU være i stand til at levere supplerende materiale og dokumentation i relation til det gennemførte projekt frem til 31.12.2039.

• Markedsafsøgning og løbende tidsregistrering

  Indhold er hentet

  Inden du påbegynder projektet, skal du foretage en markedsafsøgning.

  Du kan forvente svar på markedsafsøgning inden for 3 uger. Når markedsafsøgning er godkendt, kan samarbejdet med den valgte rådgiver opstartes. Husk at registrere de timer, du og dine medarbejdere bruger på projektet hver måned.

• Sæt tid af til projektet

  Indhold er hentet

  At gennemføre et digitalt projekt er tidskrævende og vil ofte involvere flere personer. Det er derfor vigtigt, at du har afsat de nødvendige ressourcer, så du når helt i mål.

  Gennemsnitligt bruger en virksomhed 300 til 400 timer i løbet af puljeforløbets 8 måneder. Du bør derfor være indstillet på at kunne anvende mere end kravet om 1:1 medfinansiering.

• Få medarbejdere og ledelse med ombord

  Indhold er hentet

  De digitale projekter, der lykkes bedst, husker at inddrage medarbejdere og ledelse fra start.

  De mest vellykkede projekter er også gode til at sikre, at rådgiveren får givet relevant viden videre til de medarbejdere, der driver projektet, så de selv kan løbe videre med nye digitale udviklingsprojekter, når deres projekt er afsluttet.

• Læg ud for udgifterne og modtag refusion

  Indhold er hentet

  Udbetaling af tilskuddet sker, når projektet er afsluttet, og din afrapportering er godkendt. Det betyder, at du først skal betale rådgiveren, og derefter modtager du refusion for afholdte udgifter.

  Vær opmærksom på, at behandlingstiden er op til 5 måneder efter korrekt indsendt afrapportering.