Lav en forpligtelse eller politik til due diligence for bæredygtighed

• 1. Få overblik over eksisterende politikker

  Indhold er hentet

  Mange virksomheder har i forvejen politikker for bl.a. arbejdssikkerhed, medarbejderanliggender, men flere og flere har også politikker på områder som fx klima og miljø.

  Det er en god idé at sikre sammenhæng med dine eksisterende politikker, når du vil lave din politik for ansvarlig virksomhedsadfærd.

  Start derfor med at danne dig et overblik over, om din virksomhed allerede har en politik for dine bæredygtige indsatser, ansvarlige indkøb, en Code of Conduct eller et lignende dokument.

• 2. Undersøg, hvordan de eksisterende politikker er forankret

  Indhold er hentet

  Hvis du finder ud af, at din virksomhed allerede har forskellige politikker for bæredygtighed på plads, kan du undersøge, hvor og hvordan de er forankret i din virksomhed.

  Overvej følgende spørgsmål:

  • Hvem har lavet politikken? 
  • Hvem står for at implementere og følge op på politikken? 
  • Hvordan bliver politikken brugt?
  • Har der været interessenter med til at definere politikken?
• 3. Udvælg de principper og områder, som politikken skal dække

  Indhold er hentet

  Ansvarlig virksomhedsadfærd dækker typisk over områder som menneskerettigheder, miljø & klima, arbejdstagerrettigheder og antikorruption.

  Udover disse emner bør du bør også overveje, om der er områder, du gerne vil sætte særligt fokus på med din politik eller forpligtelse. Det kan fx være arbejdsrelaterede forhold i netop din branche fx risiko for tvangsarbejde eller børnearbejde, brug af skadelige kemikalier, nedbringelse af klimaaftryk eller fokus på antikorruption i værdikæden, i de lande du opererer i.

  Du bør udvikle mere detaljerede politikker på de områder, hvor du har de største risici for negativ indvirkning. Ofte kan det dog betale sig at starte småt og så vende tilbage og tilpasse politikken senere, når du har mere viden.

• 4. Involvér ansatte eller samarbejdspartnere

  Indhold er hentet

  Du kan både involvere interne og eksterne parter i udviklingen af en politik.

  Internt bør du overveje øverste ledelse, CSR-afdeling, indkøb, produktion, kommunikation og salg i arbejdet.

  Inddragelsen af eksterne interessenter, fx leverandører, NGO’er eller lignende kan give dig nye og interessante perspektiver på din forretning.

• 5. Få ledelsen til at godkende politikken

  Indhold er hentet

  Det er vigtigt, at din virksomheds øverste ledelse har godkendt og skriver under på politikken, så det sikres, at forpligtelsen hænger sammen med de strategiske beslutninger, der træffes af ledelsen. 

Fra forpligtelse og politik til forankring 

Når din virksomhed har formuleret en forpligtelse eller en politik, skal du arbejde på at få den implementeret. Start med at lægge en overordnet plan for, hvordan politikken skal implementeres, og udpeg en medarbejder, der har ansvar for implementering af din politik. Du skal både kommunikere forpligtelsen internt til ansatte og eksternt til leverandører og samarbejdspartnere. Du skal derudover også sikre dig, at politikken både bliver forankret i ledelsen og blandt virksomhedens ansatte. 

• Få ledelsen med hele vejen  

  Indhold er hentet

  Virksomhedens øverste ledelse skal engageres i implementeringen af politikken. Sørg for, at ledelsen hjælper med at udpege en medarbejder, som har ansvaret for implementeringen på det operationelle niveau. Det kan med fordel være én, der har kendskab til eller interesse i området for ansvarlig virksomhedsadfærd. 

• Forpligt de ansatte

  Indhold er hentet

  For at lykkes med forankringen skal politikken blive en del af hverdagen og det daglige arbejde med indkøb, leverandører og samarbejdspartnere. Brug derfor tid på at få alle i din virksomhed med, så de forstår, hvad arbejdet med due diligence indebærer, og så de selv løbende kan hjælpe med at identificere udfordringer og muligheder. Du kan fx lave fælles workshops, hvor alle medarbejdere kan deltage og blive inddraget i implementeringen. 

  Der er særlige afdelinger i din virksomhed, som er særligt vigtige for at sikre, at politikken bliver til reelle ansvarlige og bæredygtige forandringer i din virksomhed og værdikæde:

  Indkøb

  Indkøbsfunktionen i din virksomhed spiller en afgørende rolle i due diligence for bæredygtighed. Det er derfor vigtigt, at de(n) ansatte involveres i arbejdet, særligt med fokus på ansvarlig indkøbspraksis, minimumsforventninger til leverandører og leverandørsamarbejde.

  Design, produktudvikling og salg

  Det er vigtigt, at medarbejdere i disse jobfunktioner kender til, hvordan din virksomhed fremover vil arbejde med ansvarlighed.

  De produkter og serviceydelser, din virksomhed designer, udvikler og sælger, vil have stor betydning for arbejdet med ansvarlige leverandører.

  Derudover er det vigtigt, at kendskab til risici forbundet med bestemte materialer og processer deles med disse medarbejdere.

  Kommunikation og marketing

  Det er vigtigt, at medarbejdere i kommunikation og marketing i din virksomhed bliver sat ind i politikken og kan hjælpe med at kommunikere politikken ud til leverandører og ansatte.

  Når din virksomhed skal kommunikere om iværksatte initiativer, vil en mere grundig indføring i arbejdet med due diligence for bæredygtighed være nødvendig.

• Tydeliggør krav og forventninger til leverandører og samarbejdspartnere

  Indhold er hentet

  Det er vigtigt, at du kommunikerer din politik til dine leverandører og samarbejdspartnere og tydeliggør, hvilke forventninger og minimumskrav, du har til ansvarlig virksomhedsadfærd.

  Her kan du anvende redskaber som kontrakter, Code of Conducts eller lignende, som fastlægger dine krav til ansvarlig virksomhedsadfærd.

  Husk, at dokumenterne bør indeholde forpligtelser til områder, som leverandøren eller samarbejdspartneren forventes at respektere, fx menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljøet, men også procedurer for at håndtere eventuelle klager eller udfordringer.

• Vend løbende tilbage, og opdatér politikken

  Indhold er hentet

  Du bør løbende vende tilbage til politikken for enten at gennemgå eller opdatere den, så den stemmer overens med din virksomheds aktuelle situation og risikobillede, og så du fx får tilføjet nye indsatsområder.

Spørgsmål og svar

• Hvor kan jeg finde inspiration til indholdet i min politik?

  Indhold er hentet

  Nogle virksomheder tager udgangspunkt i OECD’s retningslinjer for Multinationale Virksomheder, mens andre virksomheder tager udgangspunkt i Global Compacts 10 principper for virksomheders samfundsansvar eller FN’s 17 verdensmål. Fælles for dem er, at de kan fungere som en overordnet ramme for dit ansvarlighedsarbejde og inkluderer fundamentale principper indenfor menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, klima og antikorruption.

  Læs mere om OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder

  Læs mere om de 10 principper på Global Compacts hjemmeside

• Hvor ofte skal jeg opdatere min forpligtelse eller politik?

  Indhold er hentet

  Du kan se din politik som et dynamisk dokument. Vend gerne tilbage til dokumentet løbende, fx en gang årligt eller når du har gennemført din risikovurdering.

  Det kan fx være relevant at genbesøge politikken, hvis din risikoanalyse viser, at der er høj risiko for, at en given leverandør bruger tvangs- eller børnearbejde i sin produktion af fx fødevarer eller tekstiler til din virksomhed. I det tilfælde kan du tilføje et særligt afsnit i din forpligtelse, der tager hånd om denne risiko.

  På den måde sikrer du, at forpligtelsen altid er opdateret i forhold til særlige risici, som din virksomhed kan opleve.