FAQ om e-fakturering

E-fakturering er en digital udveksling af fakturaer mellem to parter gennem deres bogføringssystem. Det sker i et standardiseret format, som gør det muligt at behandle data automatisk og elektronisk.

I Danmark er der indtil videre kun krav om e-faktura, når du fakturerer offentlige instanser. 

Du sender en e-faktura via dit bogføringssystem. Det kræver, at modtageren har accepteret at modtage e-fakturaer.

Du modtager e-fakturaer via dit bogføringssystem, som importerer fakturaerne digitalt og organiserer dem for dig.

• Tidsbesparelse: Fakturaer genereres og sendes digitalt, hvilket eliminerer behovet for manuel håndtering.
• Færre fejl: Data indtastes digitalt og sendes i standardiserede formater, hvilket reducerer risikoen for fejl ved manuel indtastning.
• Automatisering: E-fakturaer kan sættes op til at indeholde for eksempel kontostrenge og kontraktnumre, som kan bruges til at automatisere kontering og bankafstemning (hvis dit bogføringssystem understøtter dette).

Ja, e-fakturering er særligt velegnet til B2B-transaktioner, da det øger effektiviteten og minimerer fejl.

Det er lovpligtigt, at digitale bogføringssystemer, som benyttes af virksomheder omfattet af krav om digital bogføring, er gjort klar til at modtage og sende e-fakturaer.

Der er dog ikke krav om at benytte e-fakturering ved handel mellem virksomheder – kun ved salg til offentlige myndigheder. 

Ja, så længe dit bogføringssystem lever op til kravene til digitale bogføringssystemer, og din kunde har mulighed for og ønsker at modtage e-faktura udarbejdet i den internationale standard PEPPOL.

Fra 1. juli 2030 bliver det obligatorisk at anvende e-faktura på tværs af landegrænser i EU. 

Ja, i mange lande. I Danmark er det lovpligtigt at bruge e-fakturering til det offentlige (B2G). Brug dit bogføringssystem til dette. Hvis du ikke har et bogføringssystem, kan du bruge fakturablanketten.

Offentlige myndigheder i Danmark er ikke forpligtet til at sende e-fakturaer. 

Ja, i Danmark skal alle fakturaer til det offentlige sendes som e-faktura. Brug dit bogføringssystem til dette. Hvis du ikke har et bogføringssystem, kan du bruge fakturablanketten.

De fleste offentlige myndigheder har valgt at modtage deres e-fakturaer på EAN/GLN-numre.

Et GLN-nummer (Global Location Number) tidligere EAN-nummer (European Article Number) er et serienummer udstedt af det internationale kooperativ GS1.

GLN-numre kan bruges til at angive adresser, digitale endepunkter, stregkoder eller hyldenumre til lagerstyring. I e-fakturerings-sammenhæng anvendes de som digitale endepunkter for mange af de offentlige myndigheder.

Nej, du kan vælge at modtage dine e-fakturaer med:

• et GLN-nummer  - det, der tidligere hed EAN
• din virksomheds CVR-nummer
• et af din virksomheds SE- eller P-numre.

De fleste offentlige myndigheder har valgt at modtage på EAN/GLN-numre, men det er ikke et krav.

Nej, du kan bruge dit CVR-nummer som afsenderadresse i e-fakturaen.

Hvis du bruger moderne software med sikkerhedsforanstaltninger som kryptering, er risikoen minimal. E-fakturaer sendes på en måde som er væsentligt sikrere end en e-mail med en PDF, men mindre sikkert end Sikker Digital Post. 

Det er muligt at udgive sig for at være en anden med en e-faktura, ligesom det er for en faktura sendt med e-mail eller brevpost. Du skal derfor fortsat forholde dig til, om du kender leverandøren, og der er faktureret korrekt, inden du betaler.