Hvis du allerede har et økonomisystem, er det ofte en mulighed at tilføje et CRM-modul i systemet. Hvis ikke, bør du sørge for, at systemet kan integreres med dit økonomisystem, opgavestyring og evt. andre systemer, så du kan indhente oplysninger om tidligere salg og kan referere til kunder fra andre systemer. Sørg også for, at systemet kan importere kundeoplysninger fra et andet system.

Data om kunder i et CRM-system vil ofte være persondata. Hvis du opbevarer persondata, må du ikke opbevare flere oplysninger, end hvad der er nødvendigt for dit arbejde. Det kan fx være, at du har brug for navn og adresse for at kunne opfylde en kontrakt eller sende et produkt. Du må ikke opbevare persondata, hvis du ikke har noget at bruge dem til nu, men blot forventer, at de kan bruges senere. Persondata skal slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for udførslen af arbejdet, eller når formålet med opbevaringen er opfyldt. Læs mere om behandling af persondata Hvis du bruger dit CRM-system til e-mailkampagner eller nyhedsbreve, skal du desuden være opmærksom på, at erhvervsdrivende ikke må sende reklame eller markedsføringsmateriale, medmindre modtageren på forhånd har givet sit udtrykkelige samtykke hertil. Det kræver også et forudgående samtykke fra modtageren, før du må sende nyhedsbreve, en invitation til en konkurrence eller særlige arrangementer og lignende henvendelser. Læs mere om reglerne i markedsføringsloven

CRM-systemet bliver essentielt i driften af din virksomhed, fordi det er her, oplysninger om dine kunder ligger. Derfor bør du sikre dig, at dette og andre systemer er beskyttet tilstrækkeligt. Hvis du benytter et cloud-baseret system, så husk at orientere dig i, hvor eventuelle personoplysninger, der behandles i systemet, bliver sendt hen. Læs mere om sikker brug af cloud-løsninger på sikkerdigital.dk

Når du opbevarer og behandler data, er det ikke bare et spørgsmål om at overholde lovgivningen. Det handler også om at behandle andres data med respekt og gøre det rigtige, selv når ingen kigger. Det hjælper også din virksomhed med at leve op til sine retningslinjer for ansvarlighed, code of conduct, når det gælder data. Læs mere om dataetik

Artikel

Kundesystem (CRM) hjælper dig med at arbejde systematisk og smart med dine kunder

Dine kunder er det vigtigste for din virksomhed, og der er kamp om dem. Et kundesystem (CRM-system) hjælper dig med at tiltrække og fastholde kunder, og dermed er det en vigtig brik i din virksomhed.

Skrevet af:

Erhvervshusene

Hvad er CRM?

CRM står for Customer Relationship Management og er et system, der samler alle kundeinformationer ét sted. Systemet kan bruges til at forbedre kvaliteten af kundeservice, salg og marketingskampagner. Medarbejdere med kunderelationer kan hurtigt og let slå en kunde op og træffe velbegrundede beslutninger om salg og service. CRM giver dig og dine medarbejdere mulighed for at arbejde aktivt med kunderelationer.

Gevinster ved at bruge et CRM-system

Et CRM-system samler nøgleoplysninger om kunderne, bl.a. korrespondancer, salgshistorik, præferencer og oplysninger om kontaktpersoner. Det gør det nemmere at fremsøge konkrete kunder eller fremsøge relevante kundeemner på baggrund af deres oplysninger.

På den baggrund kan du:

målrette tilbud til potentielle og nuværende kunder (fx brug af rabatter).
strukturere, hvem du skal opsøge hvornår og hvorfor med henblik på salg.
give en bedre kundeoplevelse, der bærer præg af, at du kender kunden og vedkommendes behov.
bruge CRM-data til at få indsigt i og forbedre salgsarbejdet.
lave e-mailkampagner, nyhedsbreve og yde bedre kundesupport.

Hvornår er et CRM-system en god idé?

Det kan særligt give værdi i din virksomhed med et CRM-system, hvis:

du kommunikerer med kunderne flere forskellige steder, fx i din butik, via telefonen eller online, og har brug for at samle oplysninger om kunden ét sted.
du har flere kontorer og/eller mobile medarbejdere og har brug for let at kunne dele og styre kundeoplysninger fra alle kilder.
dit udvalg af produkter og serviceydelser er stort, og udvalget ændrer sig relativt ofte, så det giver mening for dig at henvende dig til de samme kunder flere gange.

Hvad skal du huske, når du bruger et CRM-system?

CRM-systemer kan være store og komplekse, men det behøver de ikke nødvendigvis at være. Der findes også mindre, og mere simple systemer, hvis dit behov til funktioner ikke er så stort.

Uanset behov er der en række overvejelser, du bør gøre dig, så du kan stille krav til systemet.

Det skal du være opmærksom på

Integration
Indhold er hentet
Hvis du allerede har et økonomisystem, er det ofte en mulighed at tilføje et CRM-modul i systemet. Hvis ikke, bør du sørge for, at systemet kan integreres med dit økonomisystem, opgavestyring og evt. andre systemer, så du kan indhente oplysninger om tidligere salg og kan referere til kunder fra andre systemer. Sørg også for, at systemet kan importere kundeoplysninger fra et andet system.
Databehandling
Indhold er hentet
Data om kunder i et CRM-system vil ofte være persondata. Hvis du opbevarer persondata, må du ikke opbevare flere oplysninger, end hvad der er nødvendigt for dit arbejde. Det kan fx være, at du har brug for navn og adresse for at kunne opfylde en kontrakt eller sende et produkt. Du må ikke opbevare persondata, hvis du ikke har noget at bruge dem til nu, men blot forventer, at de kan bruges senere. Persondata skal slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for udførslen af arbejdet, eller når formålet med opbevaringen er opfyldt.
Læs mere om behandling af persondata
Hvis du bruger dit CRM-system til e-mailkampagner eller nyhedsbreve, skal du desuden være opmærksom på, at erhvervsdrivende ikke må sende reklame eller markedsføringsmateriale, medmindre modtageren på forhånd har givet sit udtrykkelige samtykke hertil. Det kræver også et forudgående samtykke fra modtageren, før du må sende nyhedsbreve, en invitation til en konkurrence eller særlige arrangementer og lignende henvendelser.
Læs mere om reglerne i markedsføringsloven
IT-Sikkerhed
Indhold er hentet
CRM-systemet bliver essentielt i driften af din virksomhed, fordi det er her, oplysninger om dine kunder ligger. Derfor bør du sikre dig, at dette og andre systemer er beskyttet tilstrækkeligt.
Hvis du benytter et cloud-baseret system, så husk at orientere dig i, hvor eventuelle personoplysninger, der behandles i systemet, bliver sendt hen.
Læs mere om sikker brug af cloud-løsninger på sikkerdigital.dk
Dataetik

Relateret indhold

Tilbudssystem – send tilbud online, og luk flere ordrer

Ordrestyring – skab overblik med et visuelt arbejdsflow

Din virksomhed skal overholde forbrugeraftalelovens regler

Sådan laver du en marketingstrategi

Tjekliste til valg af IT-system og IT-leverandør

Optimér din forretning

Optimering af din forretning handler om at fortsat at stå stærkt i markedet, være konkurrencedygtig, økonomisk bevidst i forhold til tid og penge – og ikke mindst kunne se fremad med ro i maven.

Læs om Optimér din forretning

Læs mere om salg af produkter og ydelser

1/2

Sådan sælger du din virksomheds produkter

Lær, hvordan du bliver en god sælger, og hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med dit salg - både som nystartet og mere etableret virksomhed.

Læs mere

Alkoholbevilling: Regler for servering af alkohol

Hvis du serverer alkohol i din virksomhed, fx restaurant, café, bar eller værtshus, skal du have en alkoholbevilling. Læs mere om restaurationsloven, hvordan du søger alkoholbevilling, og hvilke regler der gælder, hvis du har ansatte under 18 år eller bruger dørmand.

Læs mere om, hvordan du søger alkoholbevilling, og hvilke regler der gælder, hvis du har ansatte under 18 år eller bruger dørmand

Få hjælp til dine handelsbetingelser for salg og levering, når du sælger B2B

Når du sælger din virksomheds produkter eller serviceydelser, B2B, skal du vedlægge dine salgs- og leveringsbetingelser som en del af kontrakten. Få vejledning og en skabelon her.

Læs mere om B2B handelsbetinger

Salgskompetencer

Som dygtig sælger skal du forstå dynamikken i et salg. Vær forberedt, lyt og tag mod feedback. Så kan du selvsikkert lukke ordren.

Læs mere om salgskompetencer

Forbrugeraftaleloven: Det skal du være opmærksom på

Forbrugeraftaleloven gælder for din virksomheds aftaler med forbrugerne. Her kan du læse mere om reglerne for bl.a. oplysningspligt, henvendelse til potentielle kunder og fortrydelsesret.

Læs mere om Forbrugeraftaleloven

Købeloven: Kend reglerne for køb og salg

Få styr på reglerne i købeloven og de særlige forbrugerbeskyttende regler, som gælder, når du sælger til forbrugere (B2C).

Læs mere om Købeloven