Indhold er hentet
Undersøg, om virksomhedens arbejdsgange skal tilpasses ved overgang til e-fakturering
En e-faktura er en faktura, som sendes mellem bogføringssystemer i et standardiseret format - uden brug af e-mails. Vær opmærksom på, at der kan være behov for at justere på nogle arbejdsgange, når din virksomhed overgår til e-fakturering.
Indhold er hentet
Hvis virksomheden ikke tidligere har modtaget e-fakturaer, kan det være nødvendigt, at I justerer arbejdsgangen for godkendelse af fakturaer. Tilsvarende kan det være nødvendigt at justere arbejdsgangen for fakturering af kunder, hvis bogføringssystemet ikke tidligere har været benyttet til dette.
Hvis du benytter en bogholder eller revisor, enten intern eller ekstern, kan det være en god idé at gennemgå arbejdsgangen med denne.
Arbejdsgang ved modtagelse af e-fakturaer
Så snart din virksomhed er tilmeldt e-fakturering, vil dine leverandører have mulighed for at sende e-fakturaer til dig. E-fakturaer sendes til den e-faktureringsadresse, som din virksomhed benytter. Har du flere e-faktureringsadresser, sendes fakturaen til den adresse, du har angivet i forbindelse med købet.
Læs mere om e-faktureringsadresser
Hvis du har en ekstern bogholder eller revisor, der håndterer din bogføring i sit eget system, som du ikke har adgang til, vil det ved e-fakturering være denne, som har adgang til at se de fakturaer, som leverandører sender til bogføringssystemet. Før var det måske dig som ejer eller de medarbejdere, som havde bestilt opgaven, der fik fakturaerne sendt med mail. Her skal I have justeret arbejdsgangen, så det nu er bogholder eller revisor, som sender fakturaen til godkendelse hos dig eller de relevante medarbejdere. Mange bogføringssystemer kan sættes op til at gøre det automatisk, så bogholderen eller revisoren ikke manuelt behøver at videresende fakturaerne.
Indhold er hentet
Arbejdsgang ved afsendelse af e-fakturaer
Hvis virksomheden ikke har været vant til at sende fakturaer fra bogføringssystemet, vil du ved overgang til e-fakturering som noget nyt skulle ind i dit bogføringssystem for at sende fakturaer. Hvis du benytter ekstern bogholder eller revisor, vil denne skulle sende e-fakturaerne til dine kunder.
I de fleste registrerede bogføringssystemer sender du en e-faktura på samme måde, som du sender en pdf-faktura fra dit bogføringssystem. Du skal blot være opmærksom på at vælge e-fakturering, når du vil sende fakturaen. Det er dog vigtigt, at du kender kundens e-faktureringsadresse, hvis bogføringssystemet ikke selv kan angive det. På samme måde, som du skal have din kundes e-mailadresse, hvis du sender en faktura med mail.
