Hvad er en e-faktura?

Hvis din virksomhed allerede er i gang med digital bogføring, eller snart skal det, er e-fakturering et naturligt ’næste skridt’. 

Hvad er det særlige ved en e-faktura?

E-fakturering er den eneste løsning, som giver mulighed for at sende fakturaer direkte fra leverandørens til erhvervskundens bogføringssystem - uden brug af e-mails. E-fakturaens oplysninger sendes som såkaldt struktureret data. Det betyder, at der ikke er behov for scanning, fordi data overføres 1-1. Data er derfor hurtigt tilgængelige og pålidelige. Forudsat naturligvis, at data i fakturaen er korrekte.

Det får du med e-fakturering

Når du som kunde modtager en e-faktura, slipper du for at downloade fakturaen fra mail, e-Boks eller forskellige leverandørers portaler og for at scanne eller indtaste data i dit bogføringssystem. Du får et godt og sikkert overblik over de fakturaer, som skal betales. Og jo flere virksomheder, som benytter e-fakturering, desto bedre bliver overblikket.

Som leverandør sender du e-fakturaen direkte til kundens bogføringssystem. En e-faktura vil aldrig, som det kan være tilfældet med en mail, ende i kundens spamfilter. Med en e-faktura får din kunde gode forudsætninger for at betale fakturaen rettidigt, og det betyder, at betalinger kan forventes gennemført hurtigere med e-fakturering.

For begge parter i en B2B-handel bliver bogføring og opbevaring af bilag klaret med få klik.

Det offentlige modtager kun e-fakturaer. Hvis du har offentlige kunder, er det nemmere at e-fakturere fra eget bogføringssystem frem for gennem andre løsninger. Når du e-fakturerer fra dit eget system, er fakturaen automatisk klar til at blive bogført, når du har modtaget betaling fra din kunde.

Kom let i gang

De fleste virksomheder er i dag omfattet af krav om digital bogføring. De benytter derfor bogføringssystemer, som understøtter e-fakturering. Det betyder, at systemerne allerede kan sende e-fakturaer. Modtagelse af e-fakturaer kræver, at virksomheden er tilmeldt e-fakturering.

Hvis din virksomhed bruger et registreret bogføringssystem, vil du eller din bogholder/revisor senest den 1. marts 2027 ved login i bogføringssystemet blive bedt om at bekræfte virksomhedens stamoplysninger med MitID. Herefter vil din virksomhed fra den 1. marts få besked fra udbyder om, at virksomheden automatisk bliver tilmeldt e-fakturering. Det er dog ikke en pligt at være tilmeldt, og du har derfor mulighed for at afvise den automatiske tilmelding inden for en frist på fire uger.

Bemærk, at der kan gå op til fire uger efter svarfristen udløb, før bogføringssystemet tilmelder din virksomhed til e-fakturering. Det vil sige, at der i alt kan gå op til otte uger fra du har modtaget meddelelsen, til du er tilmeldt e-fakturering.

Du får besked fra din udbyder, når du er tilmeldt. Ved tilmelding er du ikke forpligtet til at sende e-fakturaer, men du er forpligtet til at modtage e-fakturaer, når de sendes til dig. Bliver du tilmeldt, kan du til enhver tid vælge at afmelde dig.

Vær opmærksom på, at der både for afsender og modtager kan være behov for at justere på de interne arbejdsgange i virksomheden ved overgang til e-fakturering.

Er der behov for at tilpasse virksomhedens arbejdsgange?

E-fakturering giver fordele for både erhvervskunder og leverandører. Og med den automatiske tilmelding forventes mange virksomheder fremadrettet at benytte det.

Se, hvordan du kommer let i gang med at e-fakturere i et registreret system

Se, hvordan du kommer i gang med at e-fakturere i et ikke-registreret bogføringssystem